Reserveringssysteem voor tafels: wat het moet kunnen en hoe je er een kiest

Elk restaurant regelt tafelreserveringen anders: een schriftje naast de telefoon, berichten op Instagram, een reserveringsplatform of een formulier op de website. Elke manier heeft een prijs, en bij sommige zie je die pas aan het eind van de maand. Dit mag je echt van een reserveringssysteem voor tafels verwachten.

Reken eerst uit wat je huidige aanpak kost

• De telefoon midden in de dienst. Tien telefoontjes op een avond zijn tien onderbrekingen voor wie er in de zaal staat.
• Reserveringen buiten openingstijd. Een gast zoekt om tien uur 's avonds of op zondagochtend een tafel, als niemand opneemt. Die gast gaat ergens anders heen.
• Kosten per gast. Platforms rekenen per reservering of per nieuwe gast. Bij honderd reserveringen per maand is dat vaak meer dan een heel jaar van een gewoon systeem.
• Een lege avond omdat een groep nooit kwam. Een tafel voor zes die je twee uur vrijhield, kun je niet meer verkopen.

Wat het systeem moet kunnen

Zelf de tafel toewijzen, op groepsgrootte. De gast geeft aan met hoeveel personen hij komt, en het systeem zoekt de kleinste passende tafel die vrij is. Zonder dat verdeel je tafels met de hand, en is een dubbele reservering een kwestie van tijd.

Rekening houden met hoe lang een tafel bezet is. Je stelt in hoe lang een bezoek gewoonlijk duurt en hoeveel minuten je nodig hebt om af te ruimen en opnieuw te dekken. Het systeem biedt de laatste reservering van de dag dan zo aan dat die eindigt voor sluitingstijd.

Sommige tafels niet online aanbieden. Meestal wil je een paar tafels vrijhouden voor passanten. Online reserveren uitzetten moet per tafel met één klik kunnen.

Een bevestiging en een herinnering sturen. De bevestiging gaat direct de deur uit, de herinnering de dag ervoor, met een link om te annuleren. Een geannuleerde tafel kun je opnieuw vullen. Hoor je pas om acht uur 's avonds dat er niemand komt, dan is die tafel verloren. Meer daarover in het artikel over herinneringen.

De menukaart laten zien. Een gast die een restaurant kiest, kijkt naar de gerechten en de prijzen. Een menukaart als pdf opent slecht op een telefoon en kost je flink wat gasten voordat ze het reserveringsformulier ooit bereiken.

Je gasten van jou laten blijven. Vraag van wie de contactgegevens zijn en of je ze kunt exporteren. Op de platforms is de gast vaak van het platform.