Herinneringen voor afspraken: wat je klanten stuurt en wanneer
· 3 min lezen
De meeste klanten die niet komen, zijn hun afspraak gewoon vergeten. Daarom is één bericht op het juiste moment de goedkoopste oplossing tegen no-shows, nog voordat je aan een boete of een aanbetaling denkt.
Wanneer je het stuurt
Een bevestiging direct na het reserveren. De klant moet die binnen dezelfde minuut hebben. Die beantwoordt de vraag "is mijn reservering gelukt?" en bevat de precieze tijd en het adres.
Een herinnering een dag van tevoren. Een dag geeft de klant tijd om plannen te wijzigen en het je te laten weten, en geeft jou tijd om de vrije plek te vullen. Een herinnering twee uur van tevoren levert bijna niets op: wie het vergeten was, haalt het dan niet meer op tijd.
Eén uitzondering: heeft de klant pas een paar uur van tevoren gereserveerd, sla de herinnering dan over. Die weet het nog, en een extra bericht ergert alleen.
Wat je schrijft
Houd het kort. Naam van de studio, datum, tijd, adres en hoe je annuleert:
Studio Lotus: een herinnering aan je afspraak morgen, 18 september, om 14:00. Oudegracht 112, Utrecht. Kun je niet komen? Annuleren kan via de link in de e-mail.
Laat dreigementen, kortingen en verzoeken om een review weg. Een herinnering waarin de klant naar de tijd van het bezoek moet zoeken, werkt slechter.
De link om te annuleren
Het lijkt alsof makkelijk annuleren tot meer annuleringen leidt. In de praktijk wordt een no-show zo een annulering. Een klant die niet kan, komt hoe dan ook niet. Het enige verschil is of je dat een dag van tevoren hoort, of pas als het uur al voorbij is.
E-mail of sms
E-mail is gratis en er past alles in: het adres, een kaartje en een knop om de afspraak aan je agenda toe te voegen. Maar een e-mail blijft makkelijk ongeopend. Een sms verschijnt direct op het scherm van de telefoon, dus bijna iedereen leest hem, maar hij kost geld en er past weinig in.
Een verstandige opzet: bevestiging en herinnering per e-mail voor iedereen, plus een herinnering per sms waar een no-show duur is, zoals bij lange behandelingen. Vraag voor die afspraken ook een aanbetaling.
Zonder handwerk
Elke klant met de hand een bericht sturen werkt zolang het er tien per week zijn. Daarboven kost het meer tijd dan het oplevert. In Termeva gaan de bevestiging en de herinnering vanzelf de deur uit, in de taal waarin de klant heeft gereserveerd. Je kunt de abonnementen vergelijken op de prijzenpagina.
Vragen
Wanneer stuur ik een herinnering voor een afspraak?
Een bevestiging direct na het reserveren en een herinnering de dag ervoor. Een dag geeft de klant tijd om plannen te wijzigen en jou tijd om de plek te vullen. Een herinnering twee uur van tevoren redt maar weinig afspraken.
Wat zet je in een herinnering per sms?
Naam van de studio, dag, tijd, adres en hoe je annuleert. Met gewone letters passen er 160 tekens in één sms, maar sommige letters met accent, zoals ë en ï, brengen dat terug tot 70. Een korte tekst zonder zulke tekens kost dus minder.
Is sms of e-mail beter voor herinneringen?
E-mail is gratis en er past alles in, ook een kaartje. Een sms leest bijna iedereen, maar die kost geld. Een verstandige opzet is e-mail voor iedereen en sms alleen bij dure afspraken.
Stuurt Termeva automatisch herinneringen?
Ja, Termeva stuurt de bevestiging en de herinnering de dag ervoor per e-mail, in de taal waarin de klant heeft gereserveerd. Herinneringen per sms komen binnenkort in de abonnementen Studio en Salon.
Gemaakt voor jouw soort werk
Alle artikelen
-
Zo verminder je no-shows in een kleine studio
Een klant komt niet opdagen, het uur is weg en je kunt het niet meer verkopen. Drie dingen die echt helpen, en één ding dat niets oplevert.
-
Zo vraag je een aanbetaling zonder klanten af te schrikken
Veel eigenaren zijn bang dat een aanbetaling ze reserveringen kost. In de praktijk kost het ze alleen de reserveringen die toch nooit zouden doorgaan.
-
Je privéberichten zijn geen reserveringssysteem
Het gaat goed tot het misgaat: twee klanten op dezelfde tijd, een afspraak die ergens in een chat verdwijnt, en geen idee hoe volgende week eruitziet.