Sistema di prenotazione tavoli: cosa deve fare e come sceglierlo

Ogni ristorante gestisce le prenotazioni dei tavoli a modo suo: un quaderno accanto al telefono, i messaggi su Instagram, una piattaforma di prenotazione o un modulo sul sito. Ogni metodo ha un prezzo, e con alcuni lo vedi solo a fine mese. Ecco cosa chiedere davvero a un sistema di prenotazione dei tavoli.

Prima calcola quanto ti costa il metodo di oggi

• Il telefono in pieno servizio. Dieci chiamate in una sera sono dieci interruzioni per chi è in sala.
• Le prenotazioni fuori orario. Un ospite cerca un tavolo alle dieci di sera o la domenica mattina, quando nessuno risponde. Quell'ospite va da un'altra parte.
• Un costo per coperto. Le piattaforme si fanno pagare per prenotazione o per nuovo ospite. Con cento prenotazioni al mese la cifra supera spesso quanto costa un anno intero di un sistema normale.
• Una serata vuota perché un gruppo non si è presentato. Un tavolo da sei tenuto per due ore non si può più vendere.

Cosa deve fare il sistema

Assegnare il tavolo da solo, in base al numero di persone. L'ospite dice in quanti vengono e il sistema trova il tavolo libero più piccolo tra quelli adatti. Senza questo assegni i tavoli a mano, e una doppia prenotazione è solo questione di tempo.

Tenere conto di quanto resta occupato un tavolo. Imposti quanto dura di solito una visita e quanti minuti ti servono per sparecchiare e riapparecchiare. Il sistema poi propone l'ultima prenotazione della giornata in modo che finisca prima della chiusura.

Tenere alcuni tavoli fuori dalla prenotazione online. Di solito vuoi lasciare qualche tavolo per chi arriva senza prenotare. Per togliere un tavolo dalla prenotazione online dovrebbe bastare un clic.

Mandare una conferma e un promemoria. La conferma parte subito, il promemoria il giorno prima con un link per disdire. Un tavolo disdetto si può riempire di nuovo, uno di cui vieni a sapere alle otto di sera no. Ne parliamo nell'articolo sui promemoria.

Mostrare il menu. Chi sceglie un ristorante guarda i piatti e i prezzi. Un menu in PDF si apre male sul telefono e fa perdere molti ospiti prima ancora che arrivino al modulo di prenotazione.

Lasciare gli ospiti a te. Chiedi a chi appartengono i contatti e se puoi esportarli. Sulle piattaforme l'ospite tende a diventare loro.