Online reserveren voor kapsalons: zo stel je het in zodat je dag klopt

18 September 2026 · 4 min lezen

Een kapsalon met ronde verlichte spiegels en zwarte stoelen

Voor een kapsalon is online reserveren lastiger in te stellen dan voor bijna elke andere zaak. Behandelingen duren van twintig minuten tot vier uur, elke kapper heeft andere prijzen en andere werkdagen, en bij kleuren zit er inwerktijd in waarin de stoel vrij is. Stel je het reserveren te simpel in, dan loopt je agenda over of staat hij onnodig leeg.

De duur van behandelingen zoals die echt is

De meest gemaakte fout is de diensten rechtstreeks van de prijslijst overnemen. Een knipbeurt voor dames duurt bij kort haar niet zo lang als bij lang haar. Maak er in plaats van één dienst twee of drie van: kort, halflang en lang haar. De klant kiest zelf, en jij krijgt een preciezere tijd.

Reken bij kleuren met de hele tijd die de klant in de salon doorbrengt, inclusief inwerken en uitspoelen. Knip je tijdens de inwerktijd meestal nog een andere klant, regel dat dan met de hand in de agenda. Online reserveren hoort zo'n overlap niet aan te bieden, anders komen twee intensieve behandelingen tegelijk uit.

Tijd tussen klanten

Vegen, de verfbakjes afwassen, het gereedschap desinfecteren en een paar minuten voor een kop koffie. Houdt het systeem daar geen rekening mee, dan werkt de eerste vertraging de hele dag door. In Termeva heeft elke dienst een eigen tijd voor en na het bezoek. De klant ziet die niet, maar de volgende vrije tijd wordt pas aangeboden als die voorbij is.

Kappers en hun prijzen

Werken er meer mensen in de salon, dan stel je per persoon in:

welke diensten iemand doet, want niet iedereen doet kleuringen of bruidskapsels,
de werktijden, inclusief een lunchpauze,
vrije dagen en vakanties, zodat niemand dan geboekt wordt.

De klant kiest dan een bepaalde kapper of laat de keuze aan jou over. Vaste klanten gaan naar "hun" kapper, nieuwe klanten nemen meestal de eerste vrije tijd.

Hoe ver vooruit en hoe kort van tevoren

Twee instellingen om goed over na te denken:

Minimale tijd tot de afspraak. Een reservering voor over twintig minuten kan je midden in je werk overvallen. Twee tot drie uur is meestal een verstandig minimum.
Hoe ver vooruit. Een te lange periode levert reserveringen op die klanten vergeten. Voor een kapsalon is zes tot acht weken meestal genoeg.

Herinneringen en annuleringen

Een klant die een maand geleden een kleuring boekte, kan de afspraak makkelijk vergeten. Een herinnering de dag ervoor lost de meeste van die gevallen op, en met een link om te annuleren erin krijg je de kans om de tijd opnieuw te vullen. Meer hierover in ons artikel over herinneringen. Bij lange en dure behandelingen is een aanbetaling ook verstandig.

Hoe je het je klanten laat weten

Online reserveren werkt alleen als je klanten ervan weten:

een link in je Instagram-bio en op je Google-bedrijfsprofiel,
een kort bericht aan vaste klanten: "Je kunt nu hier online een afspraak maken",
de link in je antwoorden op berichten, in plaats van lang heen en weer berichten over de tijd.

In de eerste week blijven sommige klanten je berichten sturen. Stuur ze gewoon de link en zeg dat ze daar alle vrije tijden zien. De meesten regelen het de volgende keer zelf.

In Termeva

Meld je je aan als kapsalon, dan krijg je diensten die al voor je vak zijn ingevuld, werktijden en een website met een sjabloon dat je altijd kunt wijzigen. Je hoeft alleen de prijzen, de duur en de kappers aan te passen. Meer over wat Termeva kapsalons biedt, staat op de pagina voor kapsalons, en alle sjablonen vind je hier.

Vragen

Hoe stel ik de duur van diensten in voor online reserveren?

Kijk naar hoe lang een dienst echt duurt, en neem de duur niet zomaar over van de prijslijst. Tel bij elke dienst tijd op voor opruimen en voorbereiden, bijvoorbeeld 10 minuten, dan houdt het systeem die tijd vanzelf vrij.

Heeft een kapsalon een online agenda nodig?

Met meer dan één kapper wel: je ziet iedereen in één agenda, klanten kiezen zelf een vrije tijd en je hoeft geen afspraken meer via berichten te regelen.

Kan de agenda synchroniseren met Google Calendar?

Ja, synchronisatie met Google Calendar zit erin vanaf het Studio-abonnement.

Wat kost een reserveringssysteem voor een kapsalon?

In Termeva kost het Free-abonnement niets, voor één persoon en 25 reserveringen per maand. Solo haalt voor 9 euro per maand de limiet op reserveringen weg, en Studio is er voor maximaal vijf personen, voor 19 euro per maand.

Gemaakt voor jouw soort werk

Voor massagestudio's Voor barbershops Voor nagelsalons Voor kapsalons Voor beauty en cosmetica Voor trainers en studio's Voor restaurants

Alle artikelen

Gratis reserveringssystemen: 5 abonnementen vergeleken en waar je op moet letten
Gratis kan drie heel verschillende dingen betekenen. Sommige systemen rekenen commissie, andere hebben limieten, en weer andere kosten je je eigen tijd. Zo zie je welk systeem jou het minst kost.
Online tafels reserveren: zo raakt je restaurant geen avonden meer kwijt
Een tafel voor zes stond de hele avond leeg, vastgehouden voor een groep die nooit kwam. Wat een restaurant helpt tegen no-shows, en waarom platforms die per gast rekenen duurder zijn dan ze lijken.
Herinneringen voor afspraken: wat je klanten stuurt en wanneer
Eén bericht de dag ervoor haalt de meeste vergeetachtige klanten terug. Wanneer je het stuurt, wat erin staat en waarom een link om te annuleren je eerder helpt dan schaadt.