Système de réservation de tables : ce qu'il doit faire et comment le choisir

Chaque restaurant gère ses réservations à sa façon : un cahier près du téléphone, des messages Instagram, une plateforme de réservation ou un formulaire sur le site. Chaque méthode a un prix, et pour certaines, vous ne le découvrez qu'en fin de mois. Voici ce qu'il faut vraiment attendre d'un système de réservation de tables.

Calculez d'abord ce que vous coûte votre organisation actuelle

• Le téléphone en plein service. Dix appels dans la soirée, ce sont dix interruptions pour la personne en salle.
• Les réservations en dehors des heures d'ouverture. Un client cherche une table à dix heures du soir ou le dimanche matin, quand personne ne décroche. Ce client-là ira ailleurs.
• Des frais par client. Les plateformes facturent à la réservation ou au nouveau client. À cent réservations par mois, cela dépasse souvent le prix d'une année entière d'un système classique.
• Une soirée vide parce qu'un groupe n'est jamais venu. Une table de six gardée pendant deux heures ne peut plus être vendue.

Ce que le système doit faire

Attribuer la table lui-même, selon le nombre de couverts. Le client indique combien de personnes viennent, et le système trouve la plus petite table libre qui convient. Sans cela, vous répartissez les tables à la main, et la double réservation n'est qu'une question de temps.

Tenir compte de la durée d'occupation d'une table. Vous indiquez combien de temps dure habituellement un repas et combien de minutes il vous faut pour débarrasser et redresser la table. Le système place alors la dernière réservation de la journée de façon à ce qu'elle se termine avant la fermeture.

Garder certaines tables hors ligne. En général, vous voulez laisser quelques tables aux clients de passage. Désactiver la réservation en ligne d'une table doit prendre un clic.

Envoyer une confirmation et un rappel. La confirmation part tout de suite, le rappel la veille, avec un lien pour annuler. Une table annulée la veille peut être redonnée, pas celle dont vous apprenez à 20 heures qu'elle restera vide. Plus de détails dans l'article sur les rappels.

Montrer la carte. Un client qui choisit un restaurant regarde les plats et les prix. Une carte en PDF s'ouvre mal sur un téléphone et fait perdre beaucoup de clients avant même qu'ils n'arrivent au formulaire de réservation.

Vous laisser vos clients. Demandez à qui appartiennent les coordonnées et si vous pouvez les exporter. Sur les plateformes, le client a tendance à devenir le leur plutôt que le vôtre.