Reservierungssystem für Restaurants: was es können muss und wie Sie das passende finden

Jedes Restaurant nimmt Reservierungen anders an: im Notizbuch neben dem Telefon, über Instagram-Nachrichten, über eine Reservierungsplattform oder ein Formular auf der Website. Jeder Weg hat seinen Preis, und bei manchen sehen Sie ihn erst am Monatsende. Hier steht, was Sie von einem Reservierungssystem wirklich erwarten sollten.

Rechnen Sie zuerst aus, was Sie die heutige Lösung kostet

• Das Telefon mitten im Service. Zehn Anrufe an einem Abend bedeuten zehn Unterbrechungen für die Person, die gerade im Gastraum arbeitet.
• Reservierungen außerhalb der Öffnungszeiten. Ein Gast sucht um zehn Uhr abends oder am Sonntagmorgen einen Tisch, und niemand geht ran. Dieser Gast geht woandershin.
• Eine Gebühr pro Gast. Plattformen verlangen Geld pro Reservierung oder pro neuem Gast. Bei hundert Reservierungen im Monat ist das oft mehr als ein ganzes Jahr mit einem gewöhnlichen System.
• Ein leerer Abend, weil eine Gruppe nie kam. Einen Sechsertisch, den Sie zwei Stunden freigehalten haben, können Sie nicht mehr verkaufen.

Was das System können muss

Den Tisch selbst zuweisen, nach Personenzahl. Der Gast gibt an, wie viele Personen kommen, und das System findet den kleinsten passenden freien Tisch. Ohne das verteilen Sie die Tische von Hand, und Doppelbuchungen sind nur eine Frage der Zeit.

Mit der Dauer eines Besuchs rechnen. Sie legen fest, wie lange ein Besuch üblicherweise dauert und wie viele Minuten Sie brauchen, um den Tisch abzuräumen und neu einzudecken. Das System bietet die letzte Reservierung des Tages dann so an, dass sie bis zum Schließen endet.

Einige Tische nicht online anbieten. Meist wollen Sie ein paar Tische für Laufkundschaft freihalten. Die Online-Reservierung sollte sich pro Tisch mit einem Klick abschalten lassen.

Bestätigung und Erinnerung schicken. Die Bestätigung geht sofort raus, die Erinnerung am Vortag mit einem Link zum Absagen. Ein abgesagter Tisch lässt sich neu vergeben, einer, von dem Sie erst um acht Uhr abends erfahren, nicht mehr. Mehr dazu im Artikel über Erinnerungen.

Die Speisekarte zeigen. Wer ein Restaurant aussucht, schaut sich Gerichte und Preise an. Eine Speisekarte als PDF lässt sich auf dem Handy schlecht öffnen und verliert viele Gäste, bevor sie überhaupt beim Reservierungsformular ankommen.

Ihre Gäste bei Ihnen lassen. Fragen Sie, wem die Kontaktdaten gehören und ob Sie sie exportieren können. Auf den Plattformen gehört der Gast eher der Plattform als Ihnen.