Sistema de reserva de mesas: o que tem de fazer e como escolher
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Cada restaurante gere as reservas de mesa à sua maneira: um caderno ao lado do telefone, mensagens no Instagram, uma plataforma de reservas ou um formulário no site. Cada opção tem um preço, e nalgumas só dá por ele no fim do mês. Eis o que deve exigir de facto a um sistema de reserva de mesas.
Primeiro, calcule quanto lhe custa a forma atual
- O telefone a meio do serviço. Dez chamadas numa noite são dez interrupções para quem está na sala.
- Reservas fora do horário. Um cliente procura mesa às dez da noite ou ao domingo de manhã, quando ninguém atende. Esse cliente vai a outro sítio.
- Uma taxa por cliente. As plataformas cobram por reserva ou por cliente novo. Com cem reservas por mês, isso dá muitas vezes mais do que um ano inteiro de um sistema normal.
- Uma noite vazia porque um grupo não apareceu. Uma mesa de seis guardada durante duas horas já não se pode vender.
O que o sistema tem de fazer
Atribuir a mesa sozinho, pelo número de pessoas. O cliente diz quantas pessoas vêm e o sistema encontra a mesa livre adequada mais pequena. Sem isso, anda a distribuir mesas à mão, e as reservas duplicadas são só uma questão de tempo.
Contar com o tempo que uma mesa fica ocupada. Define quanto tempo dura habitualmente uma visita e de quantos minutos precisa para levantar e voltar a pôr a mesa. O sistema oferece então a última reserva do dia de forma a que termine antes da hora de fecho.
Manter algumas mesas fora das reservas online. Normalmente quer guardar algumas mesas para quem chega sem reserva. Desligar a reserva online de uma mesa deve levar um clique.
Enviar uma confirmação e um lembrete. A confirmação sai logo, e o lembrete na véspera, com um link para cancelar. Uma mesa cancelada pode voltar a ser ocupada. Se só souber às oito da noite, já não. Mais sobre isto no artigo sobre lembretes.
Mostrar a ementa. Quem escolhe um restaurante olha para os pratos e para os preços. Uma ementa em PDF abre mal no telemóvel e faz perder muitos clientes antes de chegarem ao formulário de reserva.
Garantir que os clientes continuam a ser seus. Pergunte a quem pertencem os contactos e se os pode exportar. Nas plataformas, o cliente tende a ficar a pertencer à plataforma.
A que prestar atenção no preço
Compare o total de um mês, e não só a mensalidade: a taxa por reserva, a taxa por cliente novo, os SMS e o site cobrado à parte. Um sistema com preço fixo e sem taxa por cliente é previsível, porque sabe quanto vai pagar mesmo numa noite cheia.
Como funciona na Termeva
A Termeva junta as reservas de mesa e o site do restaurante no mesmo sítio. As mesas são atribuídas automaticamente pelo número de pessoas, a duração de uma visita e o tempo para preparar a mesa definem-se uma vez, a ementa faz parte do site, e a confirmação e o lembrete saem sozinhos. Não ficamos com nada por cliente nem com uma parte da conta, e os preços estão na página de preços.
Se o restaurante faz parte de um hotel, os pedidos dos hóspedes para o quarto podem ser geridos com o Roomtray, um serviço de quartos por QR da nossa equipa.
A forma mais rápida de ver se serve para a sua sala é fazer uma reserva como cliente e ver o que aparece na agenda.
Perguntas
O que deve fazer um sistema de reserva de mesas?
Atribuir a mesa pelo número de pessoas, contar com o tempo de ocupação e de arrumação de cada mesa, enviar ao cliente uma confirmação e um lembrete e deixar algumas mesas para quem chega sem reserva. Uma ementa no próprio site também ajuda.
Portal de reservas ou sistema próprio?
Um portal traz clientes novos, mas cobra por cada um deles, incluindo os habituais. Um sistema próprio com preço fixo não cobra nada por cliente, mas os clientes novos dependem de si, por exemplo através do Google Maps e do Instagram.
Quanto custa o sistema de reserva de mesas da Termeva?
Nada no Free: cinco mesas e 25 reservas por mês. O plano Studio, a 19 € por mês, cobre 40 mesas e reservas sem limite. Sem taxa por cliente e sem comissão sobre a conta.
E os grupos grandes?
Quando um grupo é maior do que a sua maior mesa, o site pede aos clientes que lhe telefonem. A Termeva ainda não junta mesas.
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