Sistema de reservas de mesas: qué tiene que hacer y cómo elegirlo

Cada restaurante lleva las reservas a su manera: una libreta junto al teléfono, mensajes de Instagram, una plataforma de reservas o un formulario en la web. Cada opción tiene un precio, y en algunas solo lo ves a final de mes. Esto es lo que de verdad hay que pedirle a un sistema de reservas de mesas.

Primero calcula lo que te cuesta lo que usas hoy

• El teléfono en pleno servicio. Diez llamadas en una noche son diez interrupciones para quien esté en sala.
• Reservas fuera del horario. Un cliente busca mesa a última hora de la noche, con el local ya cerrado, o el domingo por la mañana, cuando nadie coge el teléfono. Ese cliente se va a otro sitio.
• Una tarifa por comensal. Las plataformas cobran por reserva o por cliente nuevo. Con cien reservas al mes, eso suele superar lo que cuesta un año entero de un sistema normal.
• Una noche vacía porque un grupo no vino. Una mesa para seis que guardaste durante dos horas ya no se puede vender.

Lo que tiene que hacer el sistema

Asignar la mesa solo, según el número de comensales. El cliente dice cuántos van a ser y el sistema busca la mesa libre más pequeña que sirva. Sin eso, repartes las mesas a mano y las reservas dobles son solo cuestión de tiempo.

Tener en cuenta cuánto tiempo está ocupada una mesa. Tú pones cuánto suele durar una visita y cuántos minutos necesitas para recoger y volver a montar la mesa. Así el sistema ofrece la última reserva del día de forma que termine antes del cierre.

Dejar algunas mesas fuera de internet. Normalmente quieres guardar unas cuantas mesas para quien llega sin reserva. Desactivar la reserva online de una mesa debería costar un clic.

Mandar una confirmación y un recordatorio. La confirmación sale en el momento, y el recordatorio, el día antes y con un enlace para anular. Una mesa anulada se puede volver a llenar. Una de la que te enteras a las nueve de la noche, ya no. Más sobre esto en el artículo sobre recordatorios.

Enseñar la carta. Quien elige restaurante mira los platos y los precios. Una carta en PDF se abre mal en el móvil y hace perder a muchos clientes antes de que lleguen al formulario de reserva.

Dejar que los clientes sigan siendo tuyos. Pregunta de quién son los datos de contacto y si puedes exportarlos. En las plataformas, el cliente suele acabar siendo de ellas.