GDPR для невеликого салону: що справді потрібно мати

Щойно ви записали імʼя і телефон клієнта, ви працюєте з персональними даними, і паперовий записник тут не виняток. GDPR стосується не лише великих компаній, і для нього не треба наймати юриста. Він означає кілька конкретних речей.

Цей текст не є юридичною консультацією. Це огляд питань, які малі студії ставлять найчастіше. Наглядовий орган у Чехії - ÚOOÚ (Úřad pro ochranu osobních údajů, uoou.gov.cz), у Словаччині - Úrad na ochranu osobných údajov SR. Якщо сумніваєтеся в конкретній ситуації, перевіряйте в них.

Згода на запис і згода на розсилку - різні речі

Коли клієнт записується, він дає вам контакт, щоб ви могли домовитися про візит. Це не означає, що йому можна надсилати пропозиції.

На практиці: у формі запису має бути окрема галочка саме про розсилку новин, і вона не має стояти за замовчуванням. Без неї надсилайте клієнту лише підтвердження, нагадування і зміни часу.

Право знати, які дані про нього у вас є

Клієнт може запитати, які дані про нього ви зберігаєте, і ви мусите їх надати. На практиці досить експорту картки клієнта: контакти, історія візитів, нотатки.

Тому варто вести це в системі, яка вміє робити експорт. Найбільше це стосується косметології, де в картці клієнта найбільше даних. Виписувати історію вручну з паперового записника - робота на кілька годин.

Право на видалення, але не за будь-яку ціну

Якщо клієнт просить видалити дані, контакти треба видалити. Але запис про те, що відбувся оплачений візит, потрібен вам для бухгалтерії.

Вихід - анонімізація: імʼя, e-mail і телефон перезаписуються, а візит лишається в бухгалтерській історії без привʼязки до конкретної людини.

Окремо стежте за нотатками

Нотатка "хоче до Анни" нешкідлива. Нотатка про стан здоровʼя - це чутливі дані з суворішим режимом. Тому не пишіть у вільні нотатки більше, ніж справді потрібно для роботи, і все, що туди пишете, сприймайте як те, що клієнт може попросити показати.

Де лежать ваші дані

Згода на запис не є згодою на розсилку, так само як передоплата не є повною оплатою послуги наперед.

Коли ви користуєтеся системою запису, дані ваших клієнтів обробляє і її власник. Ви маєте знати, де стоять сервери, і мати з ним договір про обробку даних. Сервери в Європейському Союзі це питання спрощують.