De AVG voor een kleine salon: wat je echt nodig hebt
· 3 min lezen
Zodra je de naam en het telefoonnummer van een klant opschrijft, verwerk je persoonsgegevens. Dat geldt ook voor een papieren afsprakenboek. De AVG geldt dus ook voor kleine zaken, maar je hoeft er geen jurist voor in te huren: het gaat om een handvol concrete dingen.
Dit artikel is een overzicht van de vragen die kleine studio's het vaakst stellen, en geen juridisch advies. Twijfel je over je eigen situatie, kijk dan op de website van de toezichthouder in je land. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens, in België de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Toestemming voor een afspraak is geen toestemming voor marketing
Als een klant reserveert, krijg je de contactgegevens om het bezoek te regelen. Dat betekent niet dat je die klant aanbiedingen mag sturen.
In de praktijk: zet één extra vinkje in je reserveringsformulier, uitdrukkelijk voor het ontvangen van nieuws, en laat het standaard uit staan. Zonder dat vinkje stuur je de klant alleen bevestigingen, herinneringen en wijzigingen in de afspraak.
Het recht op inzage
Een klant mag opvragen welke gegevens je over hem of haar bewaart, en die moet je dan geven. In de praktijk is een export van het klantdossier genoeg: contactgegevens, bezoekgeschiedenis en notities.
Daarom loont het om dit bij te houden in een systeem dat kan exporteren. Dat telt het meest in beauty en cosmetica, waar klantdossiers de meeste gegevens bevatten. Iemands geschiedenis met de hand overschrijven uit een papieren boek kost uren.
Het recht op verwijdering, binnen grenzen
Vraagt een klant om verwijderd te worden, dan moet je de contactgegevens wissen. Maar voor je boekhouding moet je nog wel kunnen laten zien dat er een betaald bezoek heeft plaatsgevonden.
De oplossing is anonimiseren: de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer worden overschreven, en het bezoek blijft in je financiële administratie staan zonder dat het aan een bepaalde persoon gekoppeld is.
Pas op met notities
Een notitie als "komt het liefst bij Sanne" is onschuldig. Een notitie over iemands gezondheid valt onder de bijzondere persoonsgegevens, en daarvoor gelden strengere regels. Schrijf in vrije notities dus niet meer op dan je echt nodig hebt, en ga ervan uit dat de klant kan vragen om alles te zien wat je daar schrijft.
Waar je gegevens staan
Toestemming voor een afspraak is iets anders dan toestemming voor marketing, net zoals een aanbetaling iets anders is dan vooraf betalen voor de dienst.
Gebruik je een reserveringssysteem, dan verwerkt de aanbieder daarvan ook de gegevens van je klanten. Je moet weten waar de servers staan, en je hebt een verwerkersovereenkomst met die aanbieder nodig. Servers binnen de Europese Unie maken die vraag eenvoudiger.
Gemaakt voor jouw soort werk
Alle artikelen
-
Zo maak je van Instagram-volgers klanten die een afspraak boeken
Volgers zijn nog geen klanten. Wat je aan je profiel verandert, zodat een bezoek aan je profiel eindigt in een reservering.
-
Online reserveren voor schoonheidssalons: behandelingen, kamers en kuren
Een gezichtsbehandeling duurt een uur, een consult een kwartier, en de kamer moet klaar zijn voor de volgende klant. Hoe je behandelduur, voorbereidingstijd, consulten en kuren instelt zodat online reserveren klopt met de echte dag.
-
Hoe een salon nieuwe klanten krijgt via aanbevelingen
Voor de meeste kleine studio's levert mond-tot-mondreclame meer klanten op dan welke advertentie ook. Wanneer je om een aanbeveling vraagt, welke beloning werkt, hoe je het doorgeven makkelijk maakt en welke rol Google-reviews spelen.