GDPR для небольшого салона: что действительно нужно

Как только вы записали имя и телефон клиента, вы работаете с персональными данными, и бумажный ежедневник здесь не исключение. GDPR касается не только крупных компаний, и нанимать юриста для этого не обязательно. На практике речь идёт о нескольких конкретных вещах.

Этот текст не юридическая консультация. Здесь собраны вопросы, которые небольшие студии задают чаще всего. Официальные разъяснения публикует чешский надзорный орган ÚOOÚ на uoou.gov.cz, в Словакии это Úrad na ochranu osobných údajov на dataprotection.gov.sk.

Согласие на запись и согласие на рассылку - разные вещи

Когда клиент записывается, он даёт контакт, чтобы вы могли договориться с ним о визите. Присылать ему предложения это не разрешает.

На практике: добавьте в форму записи отдельную галочку, прямо про рассылку новостей, и не отмечайте её заранее. Без неё отправляйте клиенту только подтверждения, напоминания и сообщения о переносе.

Право знать, какие данные у вас есть

Клиент может спросить, какие данные о нём вы храните, и вы обязаны их предоставить. На практике хватает выгрузки карточки клиента: контакты, история визитов, заметки.

Поэтому удобно вести клиентов в системе, которая умеет делать выгрузку. Больше всего это касается косметологии, где в карточке клиента больше всего данных. Выписывать историю вручную из бумажного ежедневника придётся несколько часов.

Право на удаление, но с оговорками

Если клиент просит удалить его данные, контакты удалить нужно. Но запись о том, что был оплаченный визит, нужна для бухгалтерии.

Выход в анонимизации: имя, e-mail и телефон затираются, а визит остаётся в учётной истории без привязки к конкретному человеку.

За заметками следите отдельно

Заметка «предпочитает Анну» безобидна. Заметка о здоровье относится к особой категории данных с более строгими правилами. Поэтому не пишите в свободные заметки больше, чем действительно нужно для работы, и исходите из того, что клиент может попросить показать всё, что там написано.

Где лежат ваши данные

Согласие на запись не означает согласия на рассылку, так же как предоплата не то же самое, что оплата услуги вперёд.

Если вы пользуетесь системой записи, данные ваших клиентов обрабатывает и её владелец. Стоит знать, где стоят серверы, и иметь с ним договор об обработке данных. Серверы в Евросоюзе этот вопрос упрощают.