GDPR pre malý salón: čo naozaj musíte mať

Hneď ako si zapíšete meno a telefón klienta, pracujete s osobnými údajmi, a to platí aj pre papierový diár. GDPR sa netýka len veľkých firiem a neznamená, že si musíte najať právnika. Znamená pár konkrétnych vecí.

Tento text nie je právne poradenstvo. Je to prehľad toho, na čo sa malé štúdiá pýtajú najčastejšie. Oficiálne informácie zverejňuje Úrad na ochranu osobných údajov SR na stránke dataprotection.gov.sk.

Súhlas s rezerváciou a súhlas s marketingom nie sú to isté

Keď sa klient objedná, dáva vám kontakt preto, aby ste s ním mohli riešiť návštevu. To neznamená, že mu smiete posielať ponuky.

Prakticky: v objednávkovom formulári majte jedno políčko navyše, výslovne na zasielanie noviniek, a nezaškrtnuté vopred. Bez neho mu posielajte len potvrdenie, pripomienky a zmeny termínu.

Právo vedieť, čo o klientovi máte

Klient sa môže opýtať, aké údaje o ňom vediete, a vy mu ich musíte poskytnúť. V praxi stačí export karty klienta: kontakt, história návštev, poznámky.

Preto sa oplatí mať údaje v systéme, ktorý export zvláda. Najviac sa to týka kozmetiky a estetiky, kde je v karte klienta najviac údajov. Vypisovať históriu ručne z papierového diára je práca na hodiny.

Právo na výmaz, ale nie za každú cenu

Keď klient požiada o vymazanie, kontaktné údaje vymazať musíte. Záznam o tom, že prebehla platená návšteva, však potrebujete kvôli účtovníctvu.

Riešením je anonymizácia: meno, e-mail a telefón sa prepíšu a návšteva zostane v účtovnej histórii bez väzby na konkrétneho človeka.

Poznámky si strážte osobitne

Poznámka „uprednostňuje Annu" je neškodná. Poznámka o zdravotnom stave je citlivý údaj s prísnejším režimom. Do voľných poznámok preto nepíšte viac, než naozaj potrebujete pri práci, a čo tam napíšete, berte ako vec, ktorú si klient môže nechať ukázať.

Kde sú vaše dáta

Súhlas s rezerváciou nie je súhlas s marketingom, rovnako ako záloha nie je to isté čo platba vopred za službu.

Keď používate rezervačný systém, údaje vašich klientov spracúva aj jeho prevádzkovateľ. Mali by ste vedieť, kde sú jeho servery, a mať s ním zmluvu o spracúvaní osobných údajov. Servery v Európskej únii túto otázku zjednodušujú.