RGPD para un salón pequeño: lo que necesitas de verdad
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En cuanto apuntas el nombre y el teléfono de un cliente, estás tratando datos personales, aunque sea en una agenda de papel. El RGPD también se aplica a los negocios pequeños, y cumplirlo no exige contratar a un abogado: basta con unas cuantas cosas concretas.
Este artículo resume las preguntas que más nos hacen los estudios pequeños y no sustituye al asesoramiento jurídico. Si tienes dudas sobre tu caso, consulta la web de la autoridad de protección de datos de tu país. En España es la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Dar los datos para una reserva no es aceptar publicidad
Cuando un cliente reserva, te da sus datos de contacto para organizar la cita. Eso no significa que puedas mandarle ofertas.
En la práctica: añade a tu formulario de reserva una casilla aparte, que hable claramente de recibir novedades, y déjala sin marcar por defecto. Si el cliente no la marca, mándale solo confirmaciones, recordatorios y cambios de la cita.
El derecho a saber qué datos guardas
Un cliente puede preguntarte qué datos tienes sobre él, y tienes que dárselos. En la práctica basta con exportar su ficha: datos de contacto, historial de visitas y notas.
Por eso compensa tenerlo todo en un sistema que pueda exportarlo. Importa sobre todo en estética y cosmética, donde las fichas de clientes guardan más datos. Copiar a mano el historial de alguien desde una agenda de papel lleva horas.
El derecho de supresión, con límites
Cuando un cliente te pide que lo borres, tienes que borrar sus datos de contacto. Pero sigues necesitando el registro de que hubo una visita pagada, para tu contabilidad.
La solución es anonimizar: el nombre, el correo y el teléfono se sobrescriben, y la visita se queda en tu historial económico sin estar vinculada a una persona concreta.
Cuidado con las notas
Una nota como "prefiere a Lucía" no tiene ningún problema. Una nota sobre la salud de alguien es un dato sensible y está sujeta a normas más estrictas. Así que no escribas en las notas libres más de lo que de verdad necesitas, y trata todo lo que pongas ahí como algo que el cliente puede pedirte ver.
Dónde están tus datos
El consentimiento para una reserva es una cosa y el consentimiento para recibir publicidad es otra, igual que una señal es una cosa y pagar el servicio por adelantado es otra.
Si usas un sistema de reservas, su proveedor también trata los datos de tus clientes. Deberías saber dónde están sus servidores y tener firmado con él un contrato de encargado del tratamiento. Si los servidores están dentro de la Unión Europea, esa cuestión se simplifica.
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