GDPR per un piccolo salone: cosa ti serve davvero
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Nel momento in cui scrivi il nome e il numero di telefono di un cliente, stai trattando dati personali. Vale anche per un'agenda di carta. Il GDPR riguarda le piccole attività come le grandi, e per essere in regola di solito bastano poche cose precise, senza bisogno di assumere un avvocato.
Questo articolo è una panoramica delle domande che i piccoli studi fanno più spesso e non sostituisce una consulenza legale. Se hai dubbi sul tuo caso, il posto giusto per controllare è il sito dell'autorità per la protezione dei dati del tuo paese. In Italia è il Garante per la protezione dei dati personali, su garanteprivacy.it.
Prenotazione e marketing sono due consensi diversi
Quando un cliente prenota, ti lascia i suoi contatti perché tu possa organizzare la visita. Questo non ti autorizza a mandargli offerte.
In pratica: aggiungi al modulo di prenotazione una casella in più, che parli esplicitamente di ricevere novità, e lasciala non spuntata. Senza quella spunta, al cliente mandi solo conferme, promemoria e modifiche all'appuntamento.
Il diritto di sapere quali dati conservi
Un cliente può chiederti quali dati tieni su di lui, e tu devi darglieli. In pratica basta un'esportazione della scheda cliente: contatti, storico delle visite e note.
Per questo conviene tenere tutto in un sistema che sa esportarlo. Conta soprattutto nei centri estetici, dove le schede cliente contengono più dati. Ricopiare a mano lo storico di qualcuno da un'agenda di carta richiede ore.
Il diritto alla cancellazione, entro certi limiti
Quando un cliente chiede di essere cancellato, devi cancellare i suoi contatti. Però ti serve ancora la traccia del fatto che una visita pagata c'è stata, per la contabilità.
La soluzione è l'anonimizzazione: nome, email e numero di telefono vengono sovrascritti, e la visita resta nel tuo storico contabile senza essere collegata a una persona precisa.
Attenzione alle note
Una nota come "preferisce Giulia" è innocua. Una nota sulla salute di qualcuno è un dato sensibile e ricade sotto regole più severe. Quindi nelle note libere non scrivere più di quanto ti serve davvero, e considera tutto quello che ci scrivi come qualcosa che il cliente può chiedere di vedere.
Dove stanno i tuoi dati
Il consenso alla prenotazione è una cosa diversa dal consenso al marketing, così come un acconto è una cosa diversa dal pagamento anticipato del servizio.
Se usi un sistema di prenotazione, anche il fornitore tratta i dati dei tuoi clienti. Dovresti sapere dove si trovano i suoi server e avere con lui un accordo sul trattamento dei dati. Con server dentro l'Unione Europea la questione è più semplice.
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