DSGVO im kleinen Salon: was Sie wirklich brauchen
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Sobald Sie Namen und Telefonnummer eines Kunden notieren, verarbeiten Sie personenbezogene Daten. Das gilt auch für ein Terminbuch aus Papier. Die DSGVO betrifft nicht nur große Unternehmen, und einen Anwalt müssen Sie deswegen nicht beauftragen. Es geht um eine Handvoll konkreter Dinge.
Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Fragen, die kleine Studios am häufigsten stellen, und ersetzt keine Rechtsberatung. Wenn Sie sich in Ihrem eigenen Fall unsicher sind, sehen Sie auf der Website der zuständigen Datenschutzbehörde nach. In Deutschland ist das die Aufsichtsbehörde Ihres Bundeslandes, in Österreich die Datenschutzbehörde.
Eine Buchung ist keine Einwilligung in Werbung
Wenn ein Kunde bucht, gibt er Ihnen seine Kontaktdaten, damit Sie den Termin organisieren können. Angebote dürfen Sie ihm deshalb noch lange nicht schicken.
In der Praxis heißt das: Fügen Sie Ihrem Buchungsformular ein zusätzliches Kästchen hinzu, ausdrücklich für den Empfang von Neuigkeiten, und lassen Sie es standardmäßig leer. Ohne dieses Häkchen schicken Sie dem Kunden nur Bestätigungen, Erinnerungen und Änderungen zum Termin.
Das Recht auf Auskunft
Ein Kunde kann fragen, welche Daten Sie über ihn gespeichert haben, und Sie müssen sie ihm herausgeben. In der Praxis genügt ein Export der Kundenkarte: Kontaktdaten, Besuchshistorie und Notizen.
Deshalb lohnt es sich, diese Daten in einem System zu führen, das sie exportieren kann. Am meisten zählt das im Bereich Kosmetik und Beauty, wo in den Kundenkarten die meisten Daten stehen. Die Historie eines Kunden von Hand aus einem Papierbuch abzuschreiben dauert Stunden.
Das Recht auf Löschung und seine Grenzen
Wenn ein Kunde verlangt, gelöscht zu werden, müssen Sie seine Kontaktdaten löschen. Den Nachweis, dass ein bezahlter Besuch stattgefunden hat, brauchen Sie für Ihre Buchhaltung aber weiterhin.
Die Lösung ist eine Anonymisierung: Name, E-Mail und Telefonnummer werden überschrieben, und der Besuch bleibt in Ihrer Finanzhistorie, ohne einer bestimmten Person zugeordnet zu sein.
Vorsicht bei Notizen
Eine Notiz wie „geht am liebsten zu Anna“ ist harmlos. Eine Notiz zum Gesundheitszustand gehört dagegen zu den besonders geschützten Daten und unterliegt strengeren Regeln. Schreiben Sie in freie Notizen also nicht mehr, als Sie wirklich brauchen, und gehen Sie davon aus, dass der Kunde alles, was dort steht, eines Tages sehen möchte.
Wo Ihre Daten liegen
Die Einwilligung zur Buchung ist etwas anderes als die Einwilligung in Werbung, genauso wie eine Anzahlung etwas anderes ist als die Vorauszahlung der ganzen Leistung.
Wenn Sie ein Buchungssystem nutzen, verarbeitet auch dessen Anbieter die Daten Ihrer Kunden. Sie sollten wissen, wo seine Server stehen, und mit ihm einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen haben. Server in der Europäischen Union machen diese Frage einfacher.
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