RGPD num pequeno salão: o que precisa mesmo de fazer
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A partir do momento em que aponta o nome e o telefone de um cliente, está a tratar dados pessoais. O mesmo vale para uma agenda em papel. O RGPD aplica-se também aos pequenos negócios, e cumpri-lo não exige contratar um advogado: resume-se a meia dúzia de coisas concretas.
Este artigo resume as perguntas que os pequenos estúdios fazem mais vezes e não substitui aconselhamento jurídico. Se tiver dúvidas sobre o seu caso, confirme no site da autoridade de proteção de dados do seu país. Em Portugal, é a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD).
Os contactos da marcação não servem para marketing
Quando um cliente marca, deixa-lhe os contactos dele para combinar a visita. Isso não quer dizer que lhe possa enviar promoções.
Na prática: acrescente ao formulário de marcação uma caixa à parte, só para receber novidades, e deixe-a desmarcada por defeito. Se a caixa não estiver assinalada, envie ao cliente apenas confirmações, lembretes e alterações à marcação.
O direito a saber que dados tem
Um cliente pode perguntar que dados guarda sobre ele, e tem de lhe dar essa informação. Na prática, basta exportar a ficha do cliente: contactos, histórico de visitas e notas.
Por isso compensa guardar tudo num sistema que consiga exportar estes dados. Isso conta sobretudo na estética e cosmética, onde as fichas dos clientes guardam mais informação. Copiar à mão o histórico de alguém a partir de uma agenda em papel leva horas.
O direito ao apagamento, com limites
Quando um cliente pede que apague os dados dele, tem de apagar os contactos. Mas continua a precisar do registo de que houve uma visita paga, para a contabilidade.
A solução é a anonimização: o nome, o email e o telefone são substituídos, e a visita fica no seu histórico financeiro sem estar ligada a uma pessoa concreta.
Cuidado com as notas
Uma nota como "prefere a Ana" não faz mal a ninguém. Uma nota sobre a saúde de alguém é um dado sensível e está sujeita a regras mais apertadas. Por isso, não escreva nas notas livres mais do que precisa mesmo, e trate tudo o que lá escrever como algo que o cliente pode pedir para ver.
Onde ficam os seus dados
O consentimento para uma marcação é diferente do consentimento para marketing, tal como um sinal é diferente de pagar o serviço adiantado.
Se usa um sistema de marcações, o fornecedor também trata os dados dos seus clientes. Deve saber onde estão os servidores dele e ter com ele um acordo de tratamento de dados. Servidores dentro da União Europeia simplificam essa questão.
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