Le RGPD pour un petit salon : ce qu'il faut vraiment faire
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Dès que vous notez le nom et le numéro de téléphone d'un client, vous traitez des données personnelles. C'est également vrai pour un agenda papier. Le RGPD s'applique aussi aux petites entreprises, et vous n'avez pas besoin d'un avocat pour le respecter : il s'agit de quelques points précis.
Cet article fait le tour des questions que les petits studios posent le plus souvent, il ne remplace pas un conseil juridique. Si vous avez un doute sur votre situation, consultez le site de l'autorité de protection des données de votre pays. En France, c'est la CNIL, en Belgique l'Autorité de protection des données.
Une réservation ne vaut pas consentement au marketing
Quand un client réserve, il vous donne ses coordonnées pour organiser le rendez-vous. Cela ne vous autorise pas à lui envoyer des offres.
En pratique : ajoutez à votre formulaire de réservation une case à cocher à part, consacrée explicitement à la réception d'actualités, et laissez-la décochée par défaut. Si elle n'est pas cochée, n'envoyez au client que les confirmations, les rappels et les modifications du rendez-vous.
Le droit de savoir ce que vous détenez
Un client peut vous demander quelles données vous conservez sur lui, et vous devez les lui communiquer. En pratique, un export de sa fiche client suffit : coordonnées, historique des visites et notes.
C'est pourquoi il vaut mieux garder tout cela dans un système capable de l'exporter. Cela compte surtout en beauté et esthétique, où les fiches clients contiennent le plus d'informations. Recopier à la main l'historique de quelqu'un depuis un carnet papier prend des heures.
Le droit à l'effacement, dans certaines limites
Quand un client demande à être effacé, vous devez supprimer ses coordonnées. Mais pour votre comptabilité, vous avez toujours besoin de la trace d'une visite payée.
La solution, c'est l'anonymisation : le nom, l'e-mail et le numéro de téléphone sont remplacés, et la visite reste dans votre historique financier sans être rattachée à une personne précise.
Attention aux notes
Une note comme « préfère Camille » ne pose aucun problème. Une note sur la santé de quelqu'un, en revanche, est une donnée sensible, soumise à des règles plus strictes. N'écrivez donc pas plus dans les notes libres que ce dont vous avez réellement besoin, et partez du principe que le client peut demander à lire tout ce que vous y notez.
Où sont vos données
Accepter d'être contacté pour une réservation n'est pas accepter le marketing, de la même façon qu'un acompte n'est pas le paiement de la prestation à l'avance.
Si vous utilisez un système de réservation, son éditeur traite lui aussi les données de vos clients. Vous devez savoir où se trouvent ses serveurs et avoir signé avec lui un contrat de sous-traitance des données. Des serveurs situés dans l'Union européenne simplifient beaucoup la question.
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