RODO w małym salonie: co naprawdę musisz zrobić
· czyta się 3 min
Od chwili, gdy zapisujesz imię i numer telefonu klienta, przetwarzasz dane osobowe. Tak samo jest z papierowym kalendarzem. RODO dotyczy nie tylko dużych firm i nie oznacza, że musisz zatrudniać prawnika. Oznacza za to kilka konkretnych obowiązków.
Ten artykuł nie jest poradą prawną. To przegląd pytań, które małe studia zadają najczęściej. Jeśli masz wątpliwości co do swojej sytuacji, sprawdź informacje krajowego organu ochrony danych. W Polsce jest to Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO), strona uodo.gov.pl.
Zgoda na rezerwację to nie zgoda na marketing
Kiedy klient rezerwuje wizytę, podaje ci swoje dane kontaktowe, żebyście mogli ustalić szczegóły wizyty. To nie znaczy, że możesz wysyłać mu oferty.
W praktyce: dodaj do formularza rezerwacji jedno dodatkowe pole do zaznaczenia, wprost o otrzymywaniu nowości, i zostaw je domyślnie niezaznaczone. Bez tego zaznaczenia wysyłaj klientowi tylko potwierdzenia, przypomnienia i informacje o zmianach terminu.
Prawo dostępu do danych
Klient może zapytać, jakie dane o nim przechowujesz, i musisz mu je przekazać. W praktyce wystarczy eksport karty klienta: dane kontaktowe, historia wizyt i notatki.
Dlatego warto trzymać te dane w systemie, który potrafi je wyeksportować. Najbardziej liczy się to w kosmetyce i kosmetologii, gdzie karty klientów zawierają najwięcej danych. Ręczne przepisywanie czyjejś historii z papierowego kalendarza zajmuje godziny.
Prawo do usunięcia danych, ale w granicach
Gdy klient prosi, żeby go usunąć, musisz skasować jego dane kontaktowe. Nadal jednak potrzebujesz do księgowości zapisu o tym, że opłacona wizyta się odbyła.
Rozwiązaniem jest anonimizacja: imię, e-mail i numer telefonu zostają nadpisane, a wizyta zostaje w historii finansowej bez powiązania z konkretną osobą.
Uważaj na notatki
Notatka w stylu „chodzi tylko do Kasi” jest niegroźna. Notatka o czyimś zdrowiu to już dane wrażliwe, przy których obowiązują surowsze zasady. Dlatego nie wpisuj do notatek więcej, niż naprawdę potrzebujesz, i traktuj wszystko, co tam zapiszesz, tak, jakby klient mógł poprosić o wgląd.
Gdzie są twoje dane
Zgoda na rezerwację to coś innego niż zgoda na marketing, tak samo jak zadatek to coś innego niż zapłata za usługę z góry.
Jeśli korzystasz z systemu rezerwacji, dane twoich klientów przetwarza także jego dostawca. Sprawdź, gdzie stoją jego serwery, i podpisz z nim umowę powierzenia przetwarzania danych. Serwery w Unii Europejskiej upraszczają tę kwestię.
Zrobione pod twój rodzaj pracy
Wszystkie artykuły
-
Jak zamienić obserwujących na Instagramie w klientów z rezerwacją
Obserwujący to jeszcze nie klienci. Co zmienić w profilu, żeby odwiedziny na nim kończyły się rezerwacją.
-
Rezerwacje online dla salonu kosmetycznego: zabiegi, gabinety i serie
Zabieg na twarz trwa godzinę, konsultacja piętnaście minut, a gabinet trzeba przygotować dla kolejnej klientki. Jak ustawić czas zabiegów, czas na przygotowanie, konsultacje i serie, żeby rezerwacje online w salonie kosmetycznym zgadzały się z prawdziwym dniem.
-
Jak salon zdobywa nowych klientów z polecenia
W większości małych studiów poczta pantoflowa przyprowadza więcej klientów niż jakakolwiek reklama. Kiedy prosić o polecenie, jaka nagroda działa, jak ułatwić przekazanie dalej i gdzie w tym miejsce na opinie w Google.