Онлайн-календарь для парикмахерской: как планировать неделю салона

Окрашивание и время выдержки

Больше всего планирования требует окрашивание. Полное окрашивание или балаяж может занять два-три часа, и большая часть этого времени - выдержка краски, когда руки мастера свободны, а клиентка всё ещё в кресле. Два правила помогают удержать неделю под контролем:

• Ставьте долгие окрашивания на начало дня. Окрашивание, которое начинается в 9:00, закончится к полудню, даже если затянется. То, что начинается в 16:30 и затягивается, задерживает мастера после закрытия.
• Разносите начало окрашиваний по мастерам. Если три окрашивания начинаются в 10:00, всем трём клиенткам мойка понадобится примерно в одно время. Если начинать их с разницей в 20-30 минут, очереди у мойки не будет.

Тихое начало недели, полная пятница

У большинства салонов одна и та же картина. Начало недели тихое, а вечер четверга, пятница и суббота заполняются первыми. Поэтому многие салоны по понедельникам закрыты. Календарь может работать с этой картиной:

• Ставьте рабочие часы туда, где есть спрос. Мастер, который работает со вторника по субботу и задерживается в четверг и пятницу, заполняет больше своих часов, чем тот, у кого ровный график с понедельника по пятницу с 9:00 до 17:00.
• Переносите долгую работу на начало недели. Сложное исправление цвета и наращивание занимают целое утро. Постоянные клиентки, которые могут прийти во вторник, получают больший выбор времени, а пятница остаётся для коротких визитов, которые люди хотят перед выходными.
• Прежде чем планировать, посмотрите назад. Через месяц проверьте, какие дни заполняются первыми, а какие часы остаются пустыми, и перенесите часы с пустых дневных окон на загруженные вечера.

Выходные и отпуска

Отпуск и дни обучения должны попадать в календарь записи, как только о них договорились, как и визит к стоматологу посреди среды. Отпуск, записанный только на стене в подсобке, займут онлайн, и кому-то придётся неделю перед ним переносить клиентов.

Просите сообщать об отпуске как минимум на тот срок, на который клиенты могут записаться. Если запись открыта на восемь недель, отпуск, о котором сообщили за десять недель, никогда не столкнётся с записанным клиентом.

Все мастера в одном окне

Когда у вас четыре мастера и четыре отдельных ежедневника, каждый звонок означает проверку в четырёх местах. На ресепшене нужно видеть всех сразу, например кто свободен в 15:00 и у кого окрашивание до 13:00. Один общий календарь со всеми мастерами отвечает на вопрос клиента, пока он ещё на линии.

Синхронизация с Google Календарём

Мастеров в первую очередь интересует их собственный день, и многие уже ведут остальную жизнь в Google Календаре. Когда календарь салона синхронизируется с ним, записи салона появляются там рядом с личными планами, на телефоне, который и так всегда с собой. Это защищает от частой ошибки: мастер договаривается с друзьями на субботний вечер и не замечает, что на это время на прошлой неделе записалась клиентка.

Выходные всё равно нужно ставить в календарь салона, потому что именно он решает, на какое время клиенты могут записаться.

Как это устроено в Termeva

В Termeva календарь показывает записи каждого сотрудника, а клиенты записываются онлайн, выбирая услугу, мастера и время. Свободное время считается по длительности каждой услуги и времени до и после неё, поэтому календарь предлагает только то время, которое подходит. С тарифа Studio за 19 € в месяц, до пяти человек, каждый мастер может подключить свой Google Календарь и видеть там записи салона. Клиенты получают письмо-подтверждение и напоминание накануне, а о новых записях вы узнаёте в Telegram. Подробнее на странице для парикмахерских.