Online-Kalender für Friseure: die Woche im Salon richtig planen

Farbe und Einwirkzeit

Farbe braucht die meiste Planung. Eine komplette Farbe oder ein Balayage kann zwei bis drei Stunden dauern, und ein großer Teil davon ist Einwirkzeit, in der die Hände des Stylisten frei sind, die Kundin aber noch im Stuhl sitzt. Zwei Regeln halten die Woche im Griff:

• Lange Farbtermine früh am Tag buchen. Eine Farbe, die um 9:00 Uhr beginnt, ist bis Mittag fertig, auch wenn sie länger dauert. Eine, die um 16:30 Uhr beginnt und überzieht, hält den Stylisten über den Feierabend hinaus fest.
• Farbstarts auf die Stylisten verteilen. Beginnen drei Farben um 10:00 Uhr, brauchen alle drei Kundinnen etwa zur selben Zeit das Waschbecken. Starten sie 20 oder 30 Minuten versetzt, entsteht keine Schlange am Becken.

Ein ruhiger Wochenanfang, ein voller Freitag

Die meisten Salons sehen dasselbe Muster. Der Wochenanfang ist ruhig, und Donnerstagabend, Freitag und Samstag sind zuerst voll. Viele Salons haben deshalb montags geschlossen. Der Kalender kann mit diesem Muster arbeiten:

• Arbeitszeiten dorthin legen, wo die Nachfrage ist. Ein Stylist, der von Dienstag bis Samstag arbeitet und donnerstags und freitags länger bleibt, füllt mehr seiner Stunden als einer, der gleichmäßig von Montag bis Freitag von 9:00 bis 17:00 Uhr arbeitet.
• Lange Arbeiten an den Wochenanfang lenken. Farbkorrekturen und Haarverlängerungen brauchen einen ganzen Vormittag. Stammkundinnen, die an einem Dienstag kommen können, haben mehr Zeiten zur Auswahl, und der Freitag bleibt frei für die kürzeren Termine, die Kunden vor dem Wochenende wollen.
• Zurückschauen, bevor Sie planen. Prüfen Sie nach einem Monat, welche Tage zuerst voll sind und welche Stunden leer bleiben, und verschieben Sie Stunden von den leeren Nachmittagen in die vollen Abende.

Urlaub und freie Tage

Urlaub und Schulungstage gehören in den Buchungskalender, sobald sie vereinbart sind, und ebenso ein Zahnarzttermin mitten am Mittwoch. Ein Urlaub, der nur an der Wand im Personalraum steht, wird online gebucht, und jemand verbringt die Woche davor damit, Kunden umzubuchen.

Lassen Sie Urlaub mindestens so weit im Voraus beantragen, wie Kunden buchen können. Beträgt Ihr Buchungszeitraum acht Wochen, kollidiert ein Urlaub, der zehn Wochen vorher beantragt wird, nie mit einer gebuchten Kundin.

Alle Stylisten in einer Ansicht

Bei vier Stylisten und vier getrennten Terminbüchern heißt jeder Anruf, an vier Stellen nachzusehen. Der Empfang muss alle auf einmal sehen, zum Beispiel wer um 15:00 Uhr frei ist und wessen Farbe bis 13:00 Uhr läuft. Ein gemeinsamer Kalender mit allen Stylisten beantwortet die Frage eines Kunden, während er noch am Telefon ist.

Buchungen im Google Calendar

Stylisten interessiert vor allem ihr eigener Tag, und viele führen den Rest ihres Lebens schon im Google Calendar. Überträgt der Salonkalender die Buchungen dorthin, erscheinen die Salontermine neben den eigenen Plänen, auf dem Handy, das sie ohnehin dabeihaben. Das verhindert einen typischen Fehler: Eine Stylistin sagt Freunden einen Samstagnachmittag zu, ohne zu bemerken, dass eine Kundin ihn letzte Woche gebucht hat.

Urlaub und freie Tage gehören trotzdem in den Salonkalender selbst, denn er entscheidet, welche Zeiten Kunden buchen können.

So funktioniert es in Termeva

In Termeva zeigt der Kalender die Buchungen jeder Person im Team, und Kunden buchen online, indem sie Leistung, Stylisten und Uhrzeit wählen. Freie Zeiten werden aus der Dauer jeder Leistung und ihren Puffern berechnet, der Kalender bietet also nur Zeiten an, die passen. Ab dem Tarif Studio für 19 € im Monat, für bis zu fünf Personen, kann jeder Stylist seinen eigenen Google Calendar verbinden und seine Salonbuchungen dort sehen. Kunden bekommen eine Bestätigung per E-Mail und am Vortag eine Erinnerung, und neue Buchungen erreichen Sie in Telegram. Mehr auf der Seite für Friseursalons.