Agenda online para peluquerías: cómo planificar la semana del salón

El color y el tiempo de exposición

El color es lo que más hay que planificar. Un color completo o unas mechas balayage pueden llevar de dos a tres horas, y buena parte es tiempo de exposición, cuando la estilista tiene las manos libres pero la clienta sigue en el sillón. Dos normas hacen la semana manejable:

• Reserva los colores largos a primera hora. Un color que empieza a las 9:00 está terminado a mediodía aunque se alargue. Uno que empieza a las 17:30 y se alarga deja a la estilista trabajando después del cierre.
• Reparte los inicios de color entre estilistas. Si tres colores empiezan a las 10:00, las tres clientas necesitan el lavacabezas más o menos a la vez. Empezarlos con 20 o 30 minutos de diferencia evita la cola en el lavabo.

Un principio de semana tranquilo y un viernes lleno

La mayoría de los salones ven el mismo patrón. El principio de semana es tranquilo, y el jueves por la tarde, el viernes y el sábado se llenan primero. Por eso muchos salones cierran los lunes. La agenda puede trabajar con ese patrón:

• Pon las horas de trabajo donde está la demanda. Una estilista de martes a sábado, que termina más tarde el jueves y el viernes, llena más horas que una que trabaja de lunes a viernes de 9:00 a 17:00 todos los días igual.
• Lleva los trabajos largos al principio de la semana. Las correcciones de color y las extensiones ocupan una mañana entera. Las habituales que pueden venir un martes tienen más horas donde elegir, y el viernes queda libre para las citas cortas que la gente quiere antes del fin de semana.
• Mira hacia atrás antes de planificar. Al cabo de un mes, comprueba qué días se llenan primero y qué horas se quedan vacías, y pasa horas de las tardes vacías a las tardes con más demanda.

Días libres

Las vacaciones y los días de formación van en la agenda de reservas en cuanto se acuerdan, y una cita con el dentista a media mañana de un miércoles también. Unas vacaciones apuntadas solo en la pared de la sala del personal acabarán reservadas online, y alguien se pasará la semana anterior moviendo clientes.

Pide las vacaciones al menos con la misma antelación con la que se puede reservar. Si los clientes pueden reservar a ocho semanas vista, unas vacaciones pedidas con diez semanas nunca chocan con una cita.

Todo el equipo en una sola vista

Con cuatro estilistas y cuatro agendas separadas, cada llamada obliga a mirar en cuatro sitios. En recepción hay que ver a todo el mundo a la vez, por ejemplo quién está libre a las 15:00 y hasta qué hora dura el color de quién. Una agenda compartida con todos los estilistas responde a la pregunta del cliente mientras todavía está al teléfono.

Sincronizar con Google Calendar

A cada estilista le importa sobre todo su propio día, y muchos ya llevan el resto de su vida en Google Calendar. Cuando la agenda del salón se sincroniza con él, las reservas del salón aparecen ahí junto a sus planes, en el móvil que llevan encima de todas formas. Eso evita un error habitual: quedar con unos amigos el sábado por la tarde sin darse cuenta de que una clienta reservó esa hora la semana pasada.

Los días libres siguen yendo en la agenda del salón, porque es la que decide qué horas pueden reservar los clientes. Lo que apuntas en tu Google Calendar personal no bloquea horas en el salón.

Cómo funciona en Termeva

En Termeva el calendario muestra las reservas de cada persona del equipo, y los clientes reservan online eligiendo el servicio, la estilista y la hora. Las horas libres se calculan a partir de la duración de cada servicio y sus márgenes, así que el calendario solo ofrece horas que encajan. Desde el plan Studio, a 19 € al mes y para hasta cinco personas, cada estilista puede conectar su propio Google Calendar y ver ahí sus reservas del salón. La sincronización va en un solo sentido: las reservas llegan a Google, pero los planes personales de Google no bloquean horas. Los clientes reciben un correo de confirmación y un recordatorio el día antes, y las reservas nuevas te llegan por Telegram. Más en la página para peluquerías.