Agenda en ligne pour coiffeur : comment planifier la semaine du salon

La couleur et le temps de pose

La couleur demande le plus de planification. Une couleur complète ou un balayage peut prendre deux à trois heures, dont une bonne part de temps de pose, quand les mains du coiffeur sont libres mais que la cliente occupe toujours le fauteuil. Deux règles rendent la semaine gérable :

• Placez les longues couleurs tôt dans la journée. Une couleur commencée à 9 h est finie à midi, même si elle déborde. Celle qui commence à 16 h 30 et déborde retient le coiffeur après la fermeture.
• Échelonnez les débuts de couleur entre les coiffeurs. Si trois couleurs commencent à 10 h, les trois clientes auront besoin du bac à peu près en même temps. Les décaler de 20 ou 30 minutes évite la file au bac.

Un début de semaine calme, un vendredi complet

La plupart des salons voient le même schéma. Le début de semaine est calme, et le jeudi soir, le vendredi et le samedi se remplissent en premier. C'est pour cela que beaucoup de salons ferment le lundi. L'agenda peut s'adapter à ce schéma :

• Placez les heures de travail là où est la demande. Un coiffeur qui travaille du mardi au samedi, avec des fins de journée plus tardives le jeudi et le vendredi, remplit davantage ses heures qu'un autre qui travaille du lundi au vendredi de 9 h à 17 h.
• Orientez les prestations longues vers le début de semaine. Les corrections de couleur et les extensions prennent toute une matinée. Les habitués qui peuvent venir un mardi ont plus de choix d'horaires, et le vendredi reste libre pour les rendez-vous courts que les gens veulent avant le week-end.
• Regardez en arrière avant de planifier. Au bout d'un mois, vérifiez quels jours se remplissent en premier et quelles heures restent vides, et déplacez des heures des après-midi creux vers les soirées chargées.

Les congés

Les vacances et les jours de formation ont leur place dans l'agenda de réservation dès qu'ils sont décidés, tout comme un rendez-vous chez le dentiste un mercredi en milieu de journée. Des vacances notées seulement sur le mur de la salle du personnel seront réservées en ligne, et quelqu'un passera la semaine précédente à déplacer des clients.

Demandez les congés au moins aussi longtemps à l'avance que les clients peuvent réserver. Si votre horizon de réservation est de huit semaines, des vacances demandées dix semaines à l'avance ne tombent jamais sur un client déjà réservé.

Toute l'équipe dans une seule vue

Avec quatre coiffeurs et quatre agendas séparés, chaque appel oblige à vérifier quatre endroits. L'accueil doit voir tout le monde d'un coup d'œil, par exemple qui est libre à 15 h et quelle couleur dure jusqu'à 13 h. Un agenda commun avec toute l'équipe répond à la question du client pendant qu'il est encore au téléphone.

La synchronisation avec Google Calendar

Chaque coiffeur s'intéresse surtout à sa propre journée, et beaucoup gèrent déjà le reste de leur vie dans Google Calendar. Quand l'agenda du salon se synchronise avec lui, les réservations du salon y apparaissent à côté des projets personnels, sur le téléphone qu'ils ont toujours sur eux. Cela évite une erreur courante : un coiffeur qui accepte un samedi après-midi entre amis sans voir qu'un client l'a réservé la semaine dernière.

La synchronisation va dans un seul sens : un événement personnel dans Google Calendar ne bloque pas les horaires de réservation. Les congés doivent donc être saisis dans l'agenda du salon lui-même, car c'est lui qui décide des horaires que les clients peuvent réserver.

Comment cela fonctionne dans Termeva

Dans Termeva, l'agenda montre les réservations de chaque membre de l'équipe, et les clients réservent en ligne en choisissant la prestation, le coiffeur et l'horaire. Les horaires libres sont calculés à partir de la durée de chaque prestation et de ses temps tampons, et l'agenda ne propose donc que des horaires qui tiennent. À partir de la formule Studio, à 19 € par mois pour cinq personnes au plus, chaque coiffeur peut connecter son propre Google Calendar et y voir ses réservations au salon. Les clients reçoivent un e-mail de confirmation et un rappel la veille, et les nouvelles réservations vous arrivent dans Telegram. Plus d'informations sur la page dédiée aux salons de coiffure.