Online agenda voor kappers: zo plan je de week van je salon
· 5 min lezen
De afsprakenagenda van een salon moet de hele week laten zien: wie wanneer werkt, wie aan de lunch zit, hoe lang een kleuring een stoel bezet houdt, en waarom dinsdag half leeg is terwijl vrijdag twee weken geleden al vol zat. Laat de agenda dat niet zien, dan wordt de week in iemands hoofd gepland en aan de telefoon bijgestuurd.
Diensten en online reserveren instellen voor een salon lees je in ons artikel over online reserveren voor kapsalons. Dit artikel gaat over de agenda erachter: de week zo plannen dat hij klopt.
Werktijden per kapper
Begin met de uren die iedereen echt werkt, in plaats van de openingstijden van de salon. Een salon die open is van 9:00 tot 19:00 heeft misschien een kapper van 9:00 tot 17:00, een ander van 11:00 tot 19:00 en een parttimer die alleen op donderdag en zaterdag werkt. Staan ze alle drie op 9:00 tot 19:00, dan boeken klanten tijden waarop niemand er is om ze te helpen.
Stel de werktijden in per kapper en per dag van de week, voor de huidige week en ook voor de komende weken. Kleurklanten boeken vaak drie of vier weken vooruit, en een rooster dat op het laatste moment verandert, betekent mensen bellen die al hebben geboekt.
Pauzes die pauzes blijven
Een lunchpauze die alleen in je hoofd bestaat, is het eerste wat online reserveren opvult. Zet hem als onderbreking in de werktijden van de kapper, bijvoorbeeld 9:00 tot 13:00 en 13:30 tot 17:30. Een vast half uur is makkelijker te beschermen dan "pauze als er een gat is", want op een goede dag is er geen gat.
Spreid de pauzes. Gaat elke kapper om 13:00 lunchen, dan kan de salon een half uur niemand helpen, en juist dan proberen veel klanten tijdens hun eigen lunchpauze binnen te lopen.
Kleuren en inwerktijd
Kleuren vraagt de meeste planning. Een volledige kleuring of een balayage kan twee tot drie uur duren, en een groot deel daarvan is inwerktijd, waarin de handen van de kapper vrij zijn maar de klant nog in de stoel zit. Twee regels houden de week overzichtelijk:
- Plan lang kleurwerk vroeg op de dag. Een kleuring die om 9:00 begint, is rond het middaguur klaar, ook als hij uitloopt. Een kleuring die om 16:30 begint en uitloopt, houdt de kapper na sluitingstijd vast.
- Spreid de starttijden van kleuringen over de kappers. Beginnen er drie kleuringen om 10:00, dan hebben alle drie de klanten rond hetzelfde moment de wasbak nodig. Met 20 of 30 minuten ertussen voorkom je een rij bij de wasbak.
Een rustig begin van de week, een volle vrijdag
De meeste salons zien hetzelfde patroon. Het begin van de week is rustig, en donderdagavond, vrijdag en zaterdag lopen het eerst vol. Veel salons zijn om die reden op maandag gesloten. De agenda kan met dat patroon meewerken:
- Leg de werkuren waar de vraag is. Een kapper die van dinsdag tot en met zaterdag werkt, met latere eindtijden op donderdag en vrijdag, vult meer van zijn uren dan iemand die van maandag tot en met vrijdag van 9:00 tot 17:00 werkt.
- Stuur lang werk naar het begin van de week. Kleurcorrecties en verlengingen kosten een hele ochtend. Vaste klanten die op dinsdag kunnen, hebben meer tijden om uit te kiezen, en vrijdag blijft vrij voor de kortere afspraken die mensen voor het weekend willen.
- Kijk terug voordat je plant. Bekijk na een maand welke dagen het eerst vollopen en welke uren leeg blijven, en verschuif uren van de lege middagen naar de drukke avonden.
Vrije dagen
Vakanties en opleidingsdagen horen in de reserveringsagenda zodra ze zijn afgesproken, net als een tandartsafspraak midden op een woensdag. Een vakantie die alleen op de muur in de personeelsruimte staat, wordt online geboekt, en dan is iemand de week ervoor bezig met klanten verzetten.
Vraag vakanties minstens zo ver vooruit aan als klanten kunnen boeken. Kunnen klanten acht weken vooruit reserveren, dan botst een vakantie die tien weken van tevoren is aangevraagd nooit met een geboekte klant.
Alle kappers in één overzicht
Met vier kappers en vier aparte agenda's moet je bij elk telefoontje op vier plekken kijken. Aan de balie moet je iedereen tegelijk zien, bijvoorbeeld wie er om 15:00 vrij is en wiens kleuring tot 13:00 duurt. Eén gedeelde agenda met alle kappers erin beantwoordt de vraag van een klant terwijl die nog aan de lijn is.
Synchroniseren met Google Calendar
Kappers letten vooral op hun eigen dag, en velen houden de rest van hun leven al bij in Google Calendar. Synchroniseert de salonagenda daarmee, dan verschijnen de afspraken in de salon daar naast hun eigen plannen, op de telefoon die ze toch al bij zich hebben. Dat voorkomt een veelgemaakte fout: een kapper die een zaterdagmiddag met vrienden afspreekt zonder te zien dat een klant die tijd vorige week heeft geboekt.
Vrije dagen horen nog steeds in de salonagenda zelf, want die bepaalt welke tijden klanten kunnen boeken.
Hoe het werkt in Termeva
In Termeva toont de agenda de afspraken per medewerker, en klanten reserveren online door de dienst, de kapper en de tijd te kiezen. Vrije tijden worden berekend op basis van de duur van elke dienst en de buffers, zodat de agenda alleen tijden aanbiedt die passen. Vanaf het Studio-abonnement van 19 euro per maand, voor maximaal vijf personen, kan elke kapper de eigen Google Calendar koppelen en daar de afspraken in de salon zien. Klanten krijgen een bevestigingsmail en de dag ervoor een herinnering, en nieuwe reserveringen komen bij jou binnen in Telegram. Meer op de pagina voor kapsalons.
Vragen
Wat moet de afsprakenagenda van een salon laten zien?
De afspraken, werktijden, pauzes en vrije dagen van elke kapper, voor de hele dag of week in één overzicht. Wie aan de balie staat, moet binnen een paar seconden zien wie er op een bepaalde tijd vrij is.
Kunnen kappers de afspraken van de salon in hun eigen Google Calendar zien?
Ja, als je reserveringssysteem met Google Calendar synchroniseert. Elke kapper koppelt de eigen agenda, en de afspraken in de salon verschijnen naast de privéplannen. In Termeva zit dit in het Studio-abonnement van 19 euro per maand. De koppeling werkt in één richting: privéafspraken in Google blokkeren geen tijden in de salonagenda.
Hoe ver vooruit plant een kapsalon het rooster?
Stel werktijden in voor minstens zo lang als klanten vooruit kunnen boeken, in veel salons zes tot acht weken. Kleurklanten boeken weken van tevoren, dus werktijden die laat veranderen betekenen dat je al geboekte afspraken moet verzetten.
Hoe vult een salon rustige dagen aan het begin van de week?
Bied het begin van de week aan klanten met een flexibele agenda aan, zoals vaste klanten die lang kleurwerk boeken, en plan op die dagen minder werkuren. De uren die je zo overhoudt, kunnen naar donderdagavond en zaterdag, als klanten moeilijk een tijd vinden.
Gemaakt voor jouw soort werk
Alle artikelen
-
Annuleringsbeleid voor je salon: wat erin hoort, met een voorbeeld
Een annuleringsbeleid werkt alleen als klanten het lezen voordat ze boeken en jij het elke keer toepast. Wat erin hoort, een korte tekst om over te nemen, waar je hem laat zien en hoe je eerlijk omgaat met vaste klanten.
-
Zo voeg je een reserveringslink toe aan je Google-bedrijfsprofiel
Veel klanten vinden een studio of restaurant via Google Zoeken en Maps. Zo zet je je reserveringspagina in je bedrijfsprofiel, zodat ze daar meteen kunnen boeken, welke link je gebruikt en wat je doet met reserveringsknoppen van andere bedrijven.
-
Reserveringsformulier voor een restaurant: wat je gasten vraagt en wat je weglaat
Elk extra veld in een reserveringsformulier kost je gasten. Wat een reserveringsformulier voor een restaurant nodig heeft, wat je beter weglaat, hoe lang je een tafel vasthoudt en waar je het formulier neerzet zodat gasten het vinden.