Agenda online para cabeleireiros: como planear a semana do salão

A coloração e o tempo de pausa

A coloração é o que exige mais planeamento. Uma coloração completa ou um balayage pode levar duas a três horas, e boa parte disso é tempo de pausa, em que as mãos da profissional estão livres mas a cliente continua na cadeira. Duas regras mantêm a semana gerível:

• Marque as colorações longas no início do dia. Uma coloração que começa às 9:00 está pronta ao meio-dia, mesmo que se atrase. Uma que começa às 16:30 e se atrasa prende a profissional depois da hora de fecho.
• Distribua o início das colorações pelas profissionais. Se três colorações começam às 10:00, as três clientes precisam do lavatório mais ou menos à mesma hora. Começá-las com 20 ou 30 minutos de diferença evita fila no lavatório.

Um início de semana calmo, uma sexta-feira cheia

A maioria dos salões vê o mesmo padrão. O início da semana é calmo, e a quinta à noite, a sexta e o sábado enchem primeiro. Muitos salões fecham à segunda-feira por esse motivo. A agenda pode trabalhar com o padrão:

• Ponha as horas de trabalho onde está a procura. Uma profissional de terça a sábado, a sair mais tarde à quinta e à sexta, preenche mais horas do que outra com um horário fixo de segunda a sexta das 9:00 às 17:00.
• Encaminhe os trabalhos longos para o início da semana. Correções de cor e extensões ocupam uma manhã inteira. Os habituais que podem vir numa terça-feira têm mais horas por onde escolher, e a sexta fica livre para as marcações mais curtas que as pessoas querem antes do fim de semana.
• Olhe para trás antes de planear. Ao fim de um mês, veja que dias enchem primeiro e que horas ficam vazias, e passe horas das tardes vazias para as noites com mais procura.

Folgas

Férias e dias de formação devem entrar na agenda de marcações assim que são combinados, e o mesmo vale para uma ida ao dentista a meio de uma quarta-feira. Umas férias escritas só na parede da sala do pessoal vão ser marcadas online, e alguém vai passar a semana anterior a mudar clientes.

Peça as férias com pelo menos tanta antecedência como aquela com que os clientes podem marcar. Se se pode marcar com oito semanas de antecedência, umas férias pedidas com dez semanas nunca chocam com um cliente marcado.

Toda a equipa numa só vista

Com quatro profissionais e quatro agendas separadas, cada telefonema obriga a verificar quatro sítios. A receção precisa de ver toda a gente de uma vez, por exemplo quem está livre às 15:00 e de quem é a coloração que vai até às 13:00. Uma agenda partilhada com toda a equipa responde à pergunta de um cliente enquanto ainda está ao telefone.

Sincronização com o Google Calendar

Os profissionais preocupam-se sobretudo com o seu próprio dia, e muitos já têm o resto da vida no Google Calendar. Quando a agenda do salão sincroniza com ele, as marcações do salão aparecem lá ao lado dos seus planos, no telemóvel que trazem sempre consigo. Isso evita um erro comum: uma profissional combinar um sábado à tarde com amigos sem reparar que um cliente o marcou na semana anterior.

As folgas continuam a ter de estar na própria agenda do salão, porque é ela que decide que horas os clientes podem marcar.

Como funciona na Termeva

Na Termeva, a agenda mostra as marcações de cada pessoa da equipa, e os clientes marcam online escolhendo o serviço, o profissional e a hora. As horas livres são calculadas a partir da duração de cada serviço e dos seus intervalos, por isso a agenda só oferece horas que cabem. A partir do plano Studio, a 19 € por mês, para até cinco pessoas, cada profissional pode ligar o seu próprio Google Calendar e ver lá as marcações do salão. Os clientes recebem um email de confirmação e um lembrete na véspera, e as marcações novas chegam-lhe pelo Telegram. Mais na página para cabeleireiros.