Calendario online per parrucchieri: come organizzare la settimana del salone

16 October 2026 · 5 min di lettura

Una parrucchiera asciuga i capelli a una cliente anziana

Il calendario degli appuntamenti di un salone deve mostrare tutta la settimana: chi lavora quando, chi è in pausa pranzo, quanto tempo un colore tiene occupata una poltrona e perché il martedì è mezzo vuoto mentre il venerdì era pieno già due settimane fa. Quando il calendario non lo mostra, la settimana si organizza nella testa di qualcuno e si corregge al telefono.

Come impostare servizi e prenotazioni online per un salone lo spieghiamo nel nostro articolo sulle prenotazioni online per parrucchieri. Questo parla del calendario che c'è dietro: organizzare la settimana in modo che regga.

Orari di lavoro per ogni stilista

Parti dagli orari in cui ogni persona lavora davvero, non dagli orari di apertura del salone. Un salone aperto dalle 9:00 alle 19:00 può avere una stilista dalle 9:00 alle 17:00, un'altra dalle 11:00 alle 19:00 e una part-time che lavora solo il giovedì e il sabato. Se tutte e tre sono inserite dalle 9:00 alle 19:00, i clienti prenoteranno orari in cui non c'è nessuno a riceverli.

Imposta gli orari per ogni stilista e per ogni giorno della settimana, e impostali per le prossime settimane oltre che per quella in corso. Le clienti del colore prenotano spesso tre o quattro settimane prima, e turni che cambiano all'ultimo momento vogliono dire telefonare a chi ha già prenotato.

Pause che restano pause

Una pausa pranzo che esiste solo nella tua testa è la prima cosa che la prenotazione online riempie. Mettila negli orari della stilista come un buco, per esempio dalle 9:00 alle 13:00 e dalle 13:30 alle 17:30. Una mezz'ora fissa si protegge meglio di "una pausa quando c'è un buco", perché nelle giornate buone il buco non c'è.

Scagliona le pause. Se tutte le stiliste vanno a pranzo alle 13:00, il salone non può ricevere nessuno per mezz'ora, ed è proprio il momento in cui molti clienti provano a passare durante la loro pausa pranzo.

Colore e tempi di posa

Il colore è la cosa che richiede più pianificazione. Un colore completo o un balayage possono durare da due a tre ore, e buona parte è tempo di posa, quando le mani della stilista sono libere ma la cliente è ancora in poltrona. Due regole tengono la settimana sotto controllo:

Prenota i colori lunghi all'inizio della giornata. Un colore che comincia alle 9:00 finisce entro mezzogiorno anche se sfora. Uno che comincia alle 16:30 e sfora tiene la stilista oltre l'orario di chiusura.
Distribuisci gli inizi dei colori tra le stiliste. Se tre colori cominciano alle 10:00, tutte e tre le clienti avranno bisogno del lavatesta più o meno nello stesso momento. Farli partire a 20 o 30 minuti di distanza evita la fila al lavatesta.

Un inizio settimana tranquillo e un venerdì pieno

Quasi tutti i saloni vedono lo stesso schema. L'inizio della settimana è tranquillo, e il giovedì sera, il venerdì e il sabato si riempiono per primi. Molti saloni restano chiusi il lunedì proprio per questo. Il calendario può assecondare lo schema:

Metti le ore di lavoro dove c'è la domanda. Una stilista dal martedì al sabato, con chiusura più tardi il giovedì e il venerdì, riempie più ore di una che lavora dal lunedì al venerdì sempre dalle 9:00 alle 17:00.
Sposta i lavori lunghi a inizio settimana. Correzioni del colore ed extension occupano un'intera mattina. Gli abituali che possono venire di martedì hanno più orari tra cui scegliere, e il venerdì resta libero per gli appuntamenti più brevi che la gente vuole prima del fine settimana.
Guarda indietro prima di pianificare. Dopo un mese controlla quali giorni si riempiono per primi e quali ore restano vuote, e sposta ore dai pomeriggi vuoti alle sere piene.

Ferie e assenze

Ferie e giornate di formazione vanno nel calendario delle prenotazioni appena sono decise, e lo stesso vale per un appuntamento dal dentista a metà mercoledì. Le ferie scritte solo sulla bacheca del retro verranno prenotate online, e qualcuno passerà la settimana prima a spostare clienti.

Chiedi le ferie almeno con lo stesso anticipo con cui i clienti possono prenotare. Se si può prenotare fino a otto settimane prima, ferie chieste dieci settimane prima non si scontrano mai con un cliente già prenotato.

Tutti gli stilisti in una sola vista

Con quattro stilisti e quattro agende separate, ogni telefonata vuol dire controllare in quattro posti. Alla reception serve vedere tutti insieme, per esempio chi è libero alle 15:00 e il colore di chi dura fino alle 13:00. Un solo calendario condiviso con dentro tutti gli stilisti risponde alla domanda di un cliente mentre è ancora al telefono.

La sincronizzazione con Google Calendar

Agli stilisti interessa soprattutto la propria giornata, e molti tengono già il resto della loro vita in Google Calendar. Quando il calendario del salone si sincronizza con quello, le prenotazioni del salone compaiono lì accanto ai loro impegni, sul telefono che hanno comunque in tasca. Questo evita un errore comune: una stilista che accetta un sabato pomeriggio con gli amici senza accorgersi che una cliente l'ha prenotato la settimana scorsa.

Le assenze però vanno comunque nel calendario del salone, perché è quello che decide quali orari i clienti possono prenotare.

Come funziona in Termeva

In Termeva il calendario mostra le prenotazioni di ogni persona del team, e i clienti prenotano online scegliendo servizio, stilista e orario. Gli orari liberi vengono calcolati dalla durata di ogni servizio e dai suoi margini, così il calendario propone solo orari che ci stanno. Dal piano Studio a 19 € al mese, per un massimo di cinque persone, ogni stilista può collegare il proprio Google Calendar e vedere lì le prenotazioni del salone. La sincronizzazione va in una direzione: le prenotazioni arrivano in Google Calendar, mentre gli impegni privati di Google non bloccano gli orari. I clienti ricevono un'email di conferma e un promemoria il giorno prima, e le nuove prenotazioni ti arrivano su Telegram. Di più nella pagina per i parrucchieri.

Domande

Cosa deve mostrare il calendario degli appuntamenti di un salone?

Le prenotazioni di ogni stilista, gli orari di lavoro, le pause e le assenze per tutta la giornata o la settimana in un'unica vista. Chiunque sia alla reception dovrebbe capire in pochi secondi chi è libero a una certa ora.

Gli stilisti possono vedere le prenotazioni del salone nel loro Google Calendar?

Sì, se il tuo sistema di prenotazione si sincronizza con Google Calendar. Ogni stilista collega il proprio calendario e gli appuntamenti del salone compaiono accanto ai suoi impegni privati. In Termeva è incluso dal piano Studio a 19 € al mese, e la sincronizzazione va in una direzione: gli impegni privati in Google non bloccano gli orari prenotabili.

Con quanto anticipo un salone deve pianificare i turni?

Imposta gli orari di lavoro almeno per tutto il periodo in cui si può prenotare, che in molti saloni è di sei-otto settimane. Le clienti del colore prenotano con settimane di anticipo, quindi orari cambiati all'ultimo vogliono dire spostare appuntamenti già presi.

Come può un salone riempire i giorni tranquilli di inizio settimana?

Proponi l'inizio settimana ai clienti con orari flessibili, come gli abituali che prenotano colori lunghi, e pianifica meno ore di lavoro in quei giorni. Le ore risparmiate puoi spostarle sul giovedì sera e sul sabato, quando i clienti faticano a trovare un orario.

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