Functies
Termeva
Gratis starten

Reserveringsformulier voor een restaurant: wat je gasten vraagt en wat je weglaat

· 5 min lezen

Een ober neemt de bestelling op van twee gasten aan tafel

Een reserveringsformulier voor een restaurant heeft één taak: een gast die een tafel wil, omzetten in een reservering voordat hij van gedachten verandert. De meeste gasten reserveren op een telefoon, vaak terwijl ze de avond nog afspreken met de mensen met wie ze gaan. Elk veld dat niet nodig is, geeft ze een reden om de pagina te sluiten en het bij de volgende zaak te proberen.

Dit artikel gaat over het formulier zelf. Op welk systeem je het draait, lees je in ons artikel over een reserveringssysteem voor tafels kiezen.

Wat je vraagt

In deze volgorde:

  1. Aantal personen. Dit komt eerst, omdat het bepaalt welke tijden er zijn. Een gast die zaterdag 20:00 kiest en pas daarna zes personen invult, merkt misschien dat die tijd voor zes niet beschikbaar is.
  2. Datum en tijd. Toon alleen de tijden waarop een passende tafel vrij is, in plaats van een volledige lijst die eindigt in een foutmelding.
  3. Naam. Eén veld is genoeg. Aparte vakken voor voornaam en achternaam zijn weer iets extra om op een telefoon te typen.
  4. Telefoon en e-mail. Via de e-mail gaan de bevestiging en de herinnering. De telefoon is voor wijzigingen op de dag zelf, zoals een terras dat dicht is vanwege regen of een gast die in de file staat.
  5. Een opmerking, optioneel. "Notenallergie", "verjaardag", "kinderstoel", "we nemen een hond mee". Eén vak, duidelijk gemarkeerd als optioneel.

Meer heeft een reservering niet nodig. De rest kan wachten tot de bevestiging of een telefoontje.

Wat je weglaat

  • Een account aanmaken. Niemand wil een wachtwoord voor een etentje, en je kunt bevestigen en herinneren zonder account.
  • Verplichte keuze van een plek. Kun je het terras of de tafel bij het raam niet beloven, laat gasten dan niet kiezen. Laat ze het in de opmerking vermelden en doe je best.
  • Adres, geboortedatum, "hoe heb je over ons gehoord". Handig voor jou en vervelend voor de gast.
  • Een vakje voor de nieuwsbrief dat al is aangevinkt. Volgens de AVG moet toestemming voor marketing een aparte keuze van de gast zijn. Laat het vakje leeg, of laat het weg.
  • Kaartgegevens voor een gewone tafel voor twee. Op een normale doordeweekse avond kost dat je meer gasten dan het aan no-shows bespaart.

Hoe lang de tafel van hen is

Twee getallen doen ertoe voor gasten. Zet ze op het formulier of in de bevestiging:

  • De duur van het bezoek. Is een tafel voor twee uur gereserveerd omdat er daarna een andere reservering volgt, zeg dat dan: "Je tafel is 2 uur voor je gereserveerd." Gasten accepteren dat makkelijk als ze het vooraf weten, en veel minder makkelijk als ze tijdens het dessert worden gevraagd te vertrekken.
  • Hoe lang je de tafel vasthoudt voor gasten die te laat zijn. Een kwartier is de gebruikelijkste regel. Daarna kan de tafel naar iemand aan de deur gaan. Eén regel in de bevestiging voorkomt een discussie.

Grote groepen

Een formulier dat elk aantal aanneemt, neemt op een dag 14 personen aan voor vrijdag 19:30. Stel een maximale groepsgrootte in voor online reserveringen, meestal de grootte van je grootste tafel, en vraag grotere groepen om te bellen. Een grote groep heeft vaak aangeschoven tafels, een vast menu of een aanbetaling nodig, en dat spreek je makkelijker aan de telefoon af.

Tafels voor passanten

Is elke tafel online te reserveren, dan kan een drukke zaterdag op donderdag al vol zitten, en moet je vaste gasten die zonder reservering binnenlopen wegsturen. Houd een of twee tafels buiten online reserveren, vaak die aan de bar of bij de deur. Ze blijven in je planning voor de avond en worden alleen niet in het formulier aangeboden.

Waar je het formulier neerzet

Gasten zoeken op drie plekken naar een tafel, en elk daarvan moet direct naar het formulier leiden:

  • Je website. Een knop "Tafel reserveren" op elke pagina, die het formulier zelf opent in plaats van een contactpagina.
  • Google. De meeste gasten vinden een restaurant via Google Zoeken of Maps, en je bedrijfsprofiel kan een reserveringslink bevatten.
  • Instagram. De link in je bio moet het formulier direct openen.

Gebruik op alle drie dezelfde link. Dan komt elke reservering in één agenda terecht, en hoeft niemand op vrijdagavond een schrift te vergelijken met een berichtenapp.

Hoe het werkt in Termeva

Termeva heeft een aparte modus voor restaurants. Je beschrijft je tafels en het aantal plaatsen aan elke tafel. De gast kiest het aantal personen, de datum en de tijd, en het systeem wijst de kleinste vrije tafel toe die past. Je stelt de gebruikelijke duur van een bezoek in en de tijd die nodig is om een tafel opnieuw te dekken. Tafels voor passanten kun je uitzetten voor online reserveren, en groepen die groter zijn dan je tafels krijgen het verzoek om te bellen. Gasten maken geen account aan. Ze krijgen direct een bevestigingsmail en de dag ervoor een herinnering met een link om te annuleren. De menukaart, met secties, prijzen en foto's, staat op dezelfde website. Meer op de pagina voor restaurants.

Vragen

Wat moet een reserveringsformulier voor een restaurant vragen?

Het aantal personen, de datum en de tijd, de naam van de gast, een telefoonnummer en een e-mailadres, plus een optionele opmerking voor allergieën of een gelegenheid. Elk veld daarbovenop laat een deel van de gasten afhaken voordat ze op de knop drukken.

Moeten gasten een account aanmaken om een tafel te reserveren?

Nee. Een stap met een wachtwoord kost je gasten op het laatste moment, en met een naam en contactgegevens kun je al een bevestiging en een herinnering sturen.

Hoe lang houdt een restaurant een tafel vast voor gasten die te laat zijn?

De meeste restaurants houden een tafel 15 minuten vast, en sommige geven op rustige avonden 20 minuten. Zet de regel in de bevestiging, zodat een gast die later is weet dat hij moet bellen.

Hoe gaat een restaurant om met reserveringen voor grote groepen?

Laat het online formulier groepen aannemen die aan je grootste tafel passen, en vraag grotere groepen om te bellen. Tafels aanschuiven en een vast menu afspreken gaat makkelijker in een gesprek.

Gemaakt voor jouw soort werk

Voor massagestudio's Voor barbershops Voor nagelsalons Voor kapsalons Voor beauty en cosmetica Voor trainers en studio's Voor restaurants

Alle artikelen

Maak je site gratis aan

3 maanden gratis, geen kaart nodig.

Vraag ons alles