Reservierungsformular fürs Restaurant: was Sie Gäste fragen und was Sie weglassen
· 5 Min. Lesezeit
Ein Reservierungsformular hat eine Aufgabe: aus einem Gast, der einen Tisch will, eine Reservierung zu machen, bevor er es sich anders überlegt. Die meisten Gäste reservieren auf dem Handy, oft während sie den Abend mit ihrer Runde absprechen. Jedes Feld, das nicht nötig ist, gibt ihnen einen Grund, die Seite zu schließen und es beim nächsten Lokal zu versuchen.
In diesem Beitrag geht es um das Formular selbst. Mit welchem System Sie es betreiben, steht in unserem Beitrag zur Auswahl eines Reservierungssystems.
Was Sie fragen sollten
In dieser Reihenfolge:
- Personenzahl. Sie kommt zuerst, weil sie bestimmt, welche Zeiten es überhaupt gibt. Ein Gast, der Samstag 20:00 Uhr wählt und erst dann sechs Personen einträgt, merkt womöglich, dass die Zeit für sechs nicht frei ist.
- Datum und Uhrzeit. Zeigen Sie nur die Zeiten, zu denen ein passender Tisch frei ist, statt einer vollen Liste, die mit einer Fehlermeldung endet.
- Name. Ein Feld reicht. Getrennte Felder für Vor- und Nachnamen sind auf dem Handy ein Tippvorgang mehr.
- Telefon und E-Mail. Die E-Mail bringt Bestätigung und Erinnerung. Das Telefon ist für Änderungen am selben Tag, etwa wenn die Terrasse wegen Regen geschlossen ist oder ein Gast im Stau steht.
- Eine Notiz, optional. „Nussallergie“, „Geburtstag“, „Hochstuhl“, „wir bringen einen Hund mit“. Ein Feld, klar als optional gekennzeichnet.
Mehr braucht eine Reservierung nicht. Alles andere kann bis zur Bestätigung oder zu einem Anruf warten.
Was Sie weglassen sollten
- Ein Konto anlegen. Niemand will für eine Tischreservierung ein Passwort, und Bestätigung und Erinnerung funktionieren auch ohne.
- Pflichtauswahl beim Platz. Wenn Sie die Terrasse oder den Fenstertisch nicht zusagen können, lassen Sie Gäste nicht wählen. Sie können den Wunsch in die Notiz schreiben, und Sie tun Ihr Bestes.
- Adresse, Geburtsdatum, „Wie haben Sie von uns erfahren?“. Für Sie nützlich, für den Gast lästig.
- Ein schon angekreuztes Kästchen für den Newsletter. Nach der DSGVO muss die Einwilligung in Werbung eine eigene Entscheidung des Gastes sein. Lassen Sie das Kästchen leer oder lassen Sie es ganz weg.
- Kartendaten für einen gewöhnlichen Zweiertisch. An einem normalen Wochentag kostet Sie das mehr Gäste, als es an No-Shows erspart.
Wie lange der Tisch den Gästen gehört
Zwei Zahlen sind für Gäste wichtig. Schreiben Sie sie ins Formular oder in die Bestätigung:
- Die Dauer des Besuchs. Wenn ein Tisch für zwei Stunden reserviert ist, weil danach die nächste Reservierung kommt, sagen Sie es: „Ihr Tisch ist für 2 Stunden reserviert.“ Gäste akzeptieren das leicht, wenn sie es vorher wissen, und viel weniger leicht, wenn man sie beim Dessert zum Gehen bittet.
- Wie lange Sie den Tisch für verspätete Gäste halten. Fünfzehn Minuten sind die häufigste Regel. Danach kann der Tisch an jemanden an der Tür gehen. Eine Zeile in der Bestätigung erspart eine Diskussion.
Große Gruppen
Ein Formular, das jede Zahl annimmt, nimmt eines Tages 14 Personen für Freitag um 19:30 Uhr an. Legen Sie eine Höchstzahl für Online-Reservierungen fest, meist die Größe Ihres größten Tisches, und bitten Sie größere Gruppen, anzurufen. Eine große Gruppe braucht oft zusammengestellte Tische, ein festes Menü oder eine Anzahlung, und das lässt sich am Telefon leichter absprechen.
Tische für Laufkundschaft
Wenn jeder Tisch online reservierbar ist, kann ein voller Samstag schon am Donnerstag ausgebucht sein, und Stammgäste, die ohne Reservierung vorbeikommen, müssen Sie wegschicken. Halten Sie ein oder zwei Tische aus der Online-Reservierung heraus, oft die an der Bar oder nahe der Tür. Sie bleiben in Ihrem Plan für den Abend und werden im Formular einfach nicht angeboten.
Wo das Formular hingehört
Gäste suchen an drei Stellen nach einem Tisch, und jede davon sollte direkt zum Formular führen:
- Ihre Website. Ein Button „Tisch reservieren“ auf jeder Seite, der das Formular selbst öffnet und keine Kontaktseite.
- Google. Die meisten Gäste finden ein Restaurant über die Google-Suche oder Google Maps, und Ihr Google-Unternehmensprofil kann einen Reservierungslink tragen.
- Instagram. Der Link in Ihrer Bio sollte das Formular direkt öffnen.
Nutzen Sie an allen drei Stellen denselben Link. Dann landet jede Reservierung in einem Kalender, und niemand muss an einem Freitagabend ein Notizbuch mit einer Messenger-App abgleichen.
So funktioniert es in Termeva
Termeva hat einen eigenen Modus für Restaurants. Sie legen Ihre Tische und die Zahl der Plätze an jedem an. Der Gast wählt Personenzahl, Datum und Uhrzeit, und das System weist den kleinsten freien Tisch zu, der passt. Sie stellen die übliche Dauer eines Besuchs und die Zeit zum Neueindecken ein. Tische für Laufkundschaft lassen sich für die Online-Reservierung abschalten, und Gruppen, die größer sind als Ihre Tische, werden gebeten anzurufen. Gäste legen kein Konto an. Sie bekommen sofort eine Bestätigung per E-Mail und am Vortag eine Erinnerung mit einem Link zum Absagen. Die Speisekarte mit Abschnitten, Preisen und Fotos steht auf derselben Website. Mehr auf der Seite für Restaurants.
Fragen
Was sollte ein Reservierungsformular fürs Restaurant abfragen?
Personenzahl, Datum und Uhrzeit, den Namen des Gastes, eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse, dazu eine optionale Notiz für Allergien oder einen Anlass. Jedes weitere Feld bringt manche Gäste dazu, aufzugeben, bevor sie auf den Button tippen.
Müssen Gäste für eine Tischreservierung ein Konto anlegen?
Nein. Ein Schritt mit Passwort verliert Gäste im letzten Moment, und für Bestätigung und Erinnerung reichen ein Name und Kontaktdaten.
Wie lange sollte ein Restaurant einen Tisch für verspätete Gäste halten?
Die meisten Restaurants halten einen Tisch 15 Minuten, manche an ruhigen Abenden 20. Schreiben Sie die Regel in die Bestätigung, dann weiß ein Gast, der sich verspätet, dass er anrufen sollte.
Wie geht ein Restaurant mit Reservierungen für große Gruppen um?
Lassen Sie das Online-Formular Gruppen bis zur Größe Ihres größten Tisches annehmen und bitten Sie größere Gruppen, anzurufen. Tische zusammenstellen und ein Menü absprechen geht im Gespräch leichter.
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