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Formulaire de réservation pour restaurant : quoi demander aux clients et quoi éviter

· 5 min de lecture

Un serveur prend la commande de deux clients à table

Un formulaire de réservation de restaurant n'a qu'une mission : transformer un client qui veut une table en réservation avant qu'il change d'avis. La plupart des clients réservent sur leur téléphone, souvent en organisant la soirée avec les personnes qui les accompagnent. Chaque champ inutile leur donne une raison de fermer la page et d'essayer l'adresse suivante.

Cet article porte sur le formulaire lui-même. Le choix du système qui le fait tourner est traité dans notre article sur le choix d'un système de réservation de tables.

Ce qu'il faut demander

Dans cet ordre :

  1. Le nombre de couverts. Il vient en premier parce qu'il décide des horaires disponibles. Un client qui choisit samedi à 20 h et indique ensuite six personnes peut découvrir que l'horaire n'existe pas pour six.
  2. La date et l'heure. Montrez seulement les horaires où une table adaptée est libre, au lieu d'une liste complète qui se termine par un message d'erreur.
  3. Le nom. Un seul champ suffit. Des cases séparées pour le prénom et le nom font une saisie de plus sur un téléphone.
  4. Le téléphone et l'e-mail. L'e-mail porte la confirmation et le rappel. Le téléphone sert aux changements du jour même, comme une terrasse fermée à cause de la pluie ou un client bloqué dans les embouteillages.
  5. Une note, facultative. « Allergie aux fruits à coque », « anniversaire », « chaise haute », « nous venons avec un chien ». Une seule case, clairement marquée comme facultative.

C'est tout ce dont une réservation a besoin. Le reste peut attendre la confirmation ou un appel.

Ce qu'il faut laisser de côté

  • La création d'un compte. Personne ne veut de mot de passe pour réserver un dîner, et vous pouvez confirmer et rappeler sans compte.
  • Le choix obligatoire de l'emplacement. Si vous ne pouvez pas promettre la terrasse ou la table près de la fenêtre, ne forcez pas les clients à choisir. Laissez-les le mentionner dans la note et faites de votre mieux.
  • L'adresse, la date de naissance, « comment nous avez-vous connus ». Utiles pour vous, fastidieux pour le client.
  • Une case newsletter déjà cochée. Avec le RGPD, le consentement au marketing doit être un choix distinct fait par le client. Laissez la case décochée, ou supprimez-la.
  • Les coordonnées bancaires pour une simple table de deux. Un soir de semaine ordinaire, elles vous font perdre plus de clients qu'elles n'évitent d'absences.

Combien de temps la table est à eux

Deux chiffres comptent pour les clients. Indiquez-les sur le formulaire ou dans la confirmation :

  • La durée du repas. Si une table est réservée pour deux heures parce qu'une autre réservation suit, dites-le : « Votre table est réservée pour 2 heures. » Les clients l'acceptent facilement quand ils le savent à l'avance, et beaucoup moins quand on leur demande de partir au dessert.
  • Combien de temps vous gardez la table en cas de retard. Quinze minutes, c'est la règle la plus courante. Passé ce délai, la table peut revenir à un client qui attend à l'entrée. Une ligne dans la confirmation évite une dispute.

Les grands groupes

Un formulaire qui accepte n'importe quel nombre acceptera un jour 14 personnes pour vendredi à 19 h 30. Fixez un nombre maximum de couverts pour les réservations en ligne, en général la taille de votre plus grande table, et demandez aux groupes plus nombreux d'appeler. Un grand groupe a souvent besoin de tables rapprochées, d'un menu de groupe ou d'un acompte, et cela se règle plus facilement au téléphone.

Des tables pour les clients de passage

Si toutes les tables sont réservables en ligne, un samedi chargé peut être complet dès le jeudi, et les habitués qui passent sans réserver sont refusés. Gardez une ou deux tables, souvent celles du bar ou près de l'entrée, hors réservation en ligne. Elles restent dans votre plan de salle pour la soirée et ne sont simplement pas proposées sur le formulaire.

Où placer le formulaire

Les clients cherchent une table à trois endroits, et chacun doit mener directement au formulaire :

  • Votre site. Un bouton « Réserver une table » sur chaque page, qui ouvre le formulaire lui-même plutôt qu'une page de contact.
  • Google. La plupart des clients trouvent un restaurant par la recherche Google ou Maps, et votre fiche d'établissement peut porter un lien de réservation.
  • Instagram. Le lien de votre bio doit ouvrir directement le formulaire.

Utilisez le même lien aux trois endroits. Toutes les réservations arrivent alors dans un seul agenda, et personne ne doit comparer un cahier avec une messagerie un vendredi soir.

Comment cela fonctionne dans Termeva

Termeva a un mode dédié aux restaurants. Vous décrivez vos tables et le nombre de places de chacune. Le client choisit le nombre de couverts, la date et l'heure, et le système attribue la plus petite table libre qui convient. Vous réglez la durée habituelle d'un repas et le temps nécessaire pour redresser une table. Les tables gardées pour les clients de passage peuvent être exclues de la réservation en ligne, et les groupes plus grands que vos tables sont invités à appeler. Les clients ne créent pas de compte. Ils reçoivent un e-mail de confirmation tout de suite et un rappel la veille avec un lien d'annulation. La carte, avec ses rubriques, ses prix et ses photos, se trouve sur le même site. Plus d'informations sur la page dédiée aux restaurants.

Questions

Que doit demander un formulaire de réservation de restaurant ?

Le nombre de couverts, la date et l'heure, le nom du client, un numéro de téléphone et un e-mail, plus une note facultative pour les allergies ou une occasion. Chaque champ de plus fait abandonner certains clients avant qu'ils appuient sur le bouton.

Les clients doivent-ils créer un compte pour réserver une table ?

Non. Une étape avec mot de passe fait perdre des clients au dernier moment, et un nom avec des coordonnées suffit pour envoyer une confirmation et un rappel.

Combien de temps un restaurant doit-il garder une table pour un client en retard ?

La plupart des restaurants gardent la table 15 minutes, et certains accordent 20 minutes les soirs calmes. Indiquez la règle dans la confirmation, pour qu'un client en retard sache qu'il doit appeler.

Comment gérer les réservations de grands groupes ?

Laissez le formulaire en ligne accepter les groupes qui tiennent à votre plus grande table et demandez aux groupes plus nombreux de téléphoner. Rapprocher des tables et convenir d'un menu de groupe se règle plus facilement de vive voix.

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