Rappels de rendez-vous : quoi envoyer à vos clients, et quand

14 September 2026 · 3 min de lecture

Une main tient un téléphone avec une notification à l'écran

La plupart des clients qui ne viennent pas n'ont jamais décidé de manquer le rendez-vous. Ils ont oublié. C'est pourquoi la solution la moins chère contre les absences est un message envoyé au bon moment, avant toute pénalité et avant tout acompte.

Quand l'envoyer

Une confirmation juste après la réservation. Le client doit la recevoir dans la minute. Elle répond à la question « ma réservation est-elle bien passée ? » et rappelle l'heure exacte et l'adresse.

Un rappel la veille. Une journée laisse au client le temps de changer ses plans et de vous prévenir, et vous laisse le temps de remplir le créneau libéré. Un rappel deux heures avant ne sauve presque rien : quelqu'un qui avait oublié n'arrivera pas à temps.

Une exception : si le client a réservé quelques heures à l'avance seulement, passez le rappel. Il s'en souvient encore, et un message de plus ne ferait que l'agacer.

Quoi écrire

Faites court : nom du studio, date, heure, adresse et moyen d'annuler. Par exemple :

Studio Lotus : nous vous rappelons votre rendez-vous demain, 18 septembre, à 14 h. 12 rue Mercière, Lyon. Un empêchement ? Vous pouvez annuler grâce au lien dans cet e-mail.

Évitez les menaces, les promotions et les demandes d'avis. Un rappel dans lequel le client doit chercher l'heure du rendez-vous fonctionne moins bien.

Le lien d'annulation

On pourrait croire qu'une annulation facile multiplie les annulations. En pratique, elle transforme une absence en annulation. Un client qui ne peut pas venir ne viendra pas, de toute façon. La seule différence, c'est le moment où vous l'apprenez : la veille, ou quand l'heure est déjà perdue.

E-mail ou SMS

L'e-mail est gratuit et laisse de la place pour tout : l'adresse, un plan, un bouton pour ajouter le rendez-vous à son agenda. Mais on le laisse facilement sans l'ouvrir. Le SMS s'affiche directement sur l'écran du téléphone, si bien que presque tout le monde le lit, mais il est payant et laisse peu de place.

Une organisation raisonnable : confirmation et rappel par e-mail pour tout le monde, plus un rappel par SMS là où une absence coûte cher, par exemple pour les soins longs. Pour ces rendez-vous-là, ajoutez aussi un acompte.

Comment le faire sans travail manuel

Écrire à chaque client à la main, cela marche tant qu'il y en a dix par semaine. Au-delà, cela prend plus de temps que cela n'en fait gagner. Dans Termeva, la confirmation et le rappel partent tout seuls, dans la langue où le client a réservé. Vous pouvez comparer les formules sur la page des tarifs.

Questions

Quand envoyer un rappel de rendez-vous ?

Envoyez une confirmation dès la réservation, puis un rappel la veille. Ce délai laisse au client le temps de prévenir et à vous celui de redonner le créneau, alors qu'un rappel deux heures avant ne sauve presque aucun rendez-vous.

Que mettre dans un SMS de rappel ?

Le nom du studio, le jour, l'heure, l'adresse et le moyen d'annuler. Un SMS contient 160 caractères en lettres simples, mais certains caractères comme ê, â, ç ou œ font tomber la limite à 70 : un texte court qui les évite coûte moins cher.

Rappel par SMS ou par e-mail : que choisir ?

L'e-mail est gratuit et peut tout contenir, plan compris. Le SMS est lu par presque tout le monde, mais il est payant. Le plus raisonnable : l'e-mail pour tous, et le SMS seulement pour les rendez-vous qui coûtent cher.

Termeva envoie-t-il les rappels automatiquement ?

Oui, Termeva envoie par e-mail la confirmation et le rappel la veille, dans la langue où le client a réservé. Les rappels par SMS arrivent bientôt dans les formules Studio et Salon.

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