Logiciel de réservation gratuit : 5 formules comparées et les pièges à éviter

Quand un petit studio cherche un logiciel de réservation, le prix est en général le premier critère. C'est logique : au début, quelques euros par mois font une différence. Mais en matière de logiciel de réservation, « gratuit » peut recouvrir des réalités très différentes. Derrière un système gratuit, il y a toujours un modèle économique, et c'est ce modèle qui détermine ce que le système vous coûtera au final.

Trois sortes de gratuit

Gratuit, mais avec commission. Les marketplaces qui proposent un annuaire de salons sont souvent gratuites, ou presque, pour le studio. Elles se rémunèrent en prélevant une part de ce que paient les nouveaux clients qu'elles vous amènent. À première vue, c'est équitable : vous ne payez qu'au résultat. Le piège, c'est de savoir qui compte comme « nouveau client », et à qui le client appartient ensuite. Si une habituée vous trouve par l'annuaire, elle peut devenir une cliente de la plateforme. Plus de détails dans notre comparatif avec les marketplaces.

Gratuit avec une limite. Le système est gratuit jusqu'à un certain nombre de réservations, de personnes ou de fonctions. Au-delà, vous payez un abonnement mensuel. C'est le modèle le plus lisible : vous savez exactement ce que vous obtenez, et quand vous dépassez la limite, vous savez ce que vous paierez.

Gratuit comme logiciel, mais c'est vous qui le faites tourner. Les extensions de réservation pour WordPress et les outils du même genre ne coûtent rien, mais il leur faut un site, un hébergement, des mises à jour, et quelqu'un pour tout réparer quand une mise à jour casse quelque chose. Vous payez avec votre temps, et le temps de la personne qui dirige le studio est en général ce qu'il y a de plus cher.

Les questions à poser avant de choisir

• Prennent-ils un pourcentage sur mes clients ? Si oui, faites le calcul sur un de vos mois moyens, pas sur l'exemple de leur publicité.
• Que se passe-t-il si j'arrête de payer ou si je pars ? Pouvez-vous exporter votre fichier client ? Gardez-vous votre site ?
• Où est la limite, et qu'est-ce qui compte exactement ? Réservations par mois, membres de l'équipe, adresses, SMS. Une limite atteinte dès le deuxième mois n'a rien de gratuit.
• Le client doit-il créer un compte ? Chaque inscription imposée vous fait perdre des réservations. Les clients veulent choisir un horaire, saisir leur nom et leur numéro de téléphone, et c'est tout.
• Le système empêche-t-il les doubles réservations ? Quand on travaille seul, cela paraît superflu, jusqu'au jour où deux clients se retrouvent à la porte à la même heure.
• Où les données sont-elles stockées ? Pour un studio situé dans l'UE, le plus simple est qu'elles restent dans l'UE. Cela vous évite bien des questions autour du RGPD.