Lembretes de marcação: o que enviar aos clientes e quando
· 3 min de leitura
Na maioria dos casos, o cliente que não aparece nunca decidiu faltar: esqueceu-se. Por isso, a forma mais barata de reduzir as faltas é uma mensagem enviada na altura certa, antes de pensar em multas ou sinais.
Quando enviar
Uma confirmação logo a seguir à marcação. O cliente deve recebê-la no mesmo minuto. Responde à pergunta "a minha marcação ficou feita?" e tem a hora e a morada exatas.
Um lembrete na véspera. Com um dia de antecedência, o cliente tem tempo para mudar de planos e avisar, e o estúdio tem tempo para preencher a hora que ficou livre. Um lembrete duas horas antes quase não salva nada: quem se esqueceu já não chega a tempo.
Uma exceção: se o cliente marcou só umas horas antes, não envie o lembrete. Ainda se lembra, e uma mensagem a mais só incomoda.
O que escrever
Seja breve. Nome do estúdio, data, hora, morada e como cancelar:
Estúdio Lótus: lembramos que tem marcação amanhã, 18 de setembro, às 14:00. Rua Augusta 12, Lisboa. Não pode vir? Pode cancelar pelo link no email.
Sem ameaças, sem descontos, sem pedidos de avaliação. Um lembrete em que o cliente tem de procurar a hora da visita funciona pior.
O link para cancelar
Parece que facilitar o cancelamento vai trazer mais cancelamentos. Na prática, transforma uma falta num cancelamento. Um cliente que não pode vir não vem, com ou sem link. A única diferença é se fica a saber na véspera ou quando a hora já se perdeu.
Email ou SMS
O email é grátis e tem espaço para tudo: a morada, um mapa, um botão para adicionar ao calendário. Mas é fácil ficar por abrir. O SMS aparece logo no ecrã do telemóvel, por isso quase toda a gente o lê, mas custa dinheiro e tem pouco espaço.
Uma combinação sensata: confirmação e lembrete por email para todos, e mais um lembrete por SMS nas marcações em que uma falta sai cara, como os tratamentos longos. Nessas visitas, junte também um sinal.
Como fazer isto sem trabalho manual
Escrever a cada cliente à mão funciona enquanto são dez por semana. A partir daí, leva mais tempo do que poupa. Na Termeva, a confirmação e o lembrete saem sozinhos, no idioma em que o cliente marcou. Pode comparar os planos na página de preços.
Perguntas
Quando devo enviar o lembrete de uma marcação?
Uma confirmação logo a seguir à marcação e um lembrete na véspera. Com um dia de margem, o cliente pode mudar de planos e o estúdio ainda consegue preencher a hora. Um lembrete duas horas antes salva muito poucas visitas.
O que deve dizer um lembrete por SMS?
Nome do estúdio, dia, hora, morada e como cancelar. Sem acentos, cabem 160 caracteres num SMS, mas as letras acentuadas reduzem esse limite para 70, por isso um texto curto e sem acentos sai mais barato.
Para lembretes, é melhor SMS ou email?
O email é grátis e tem espaço para tudo, incluindo um mapa. Um SMS é lido por quase toda a gente, mas custa dinheiro. Uma combinação sensata é email para todos e SMS só nas marcações caras.
A Termeva envia lembretes automaticamente?
Envia. A confirmação e o lembrete da véspera seguem por email, no idioma em que o cliente marcou. Os lembretes por SMS chegam em breve aos planos Studio e Salon.
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