Terminerinnerungen: was Sie Kunden schicken und wann
· 3 Min. Lesezeit
Die meisten Kunden, die nicht erscheinen, haben nie beschlossen, den Termin ausfallen zu lassen. Sie haben ihn vergessen. Deshalb ist eine einzige Nachricht zur richtigen Zeit das günstigste Mittel gegen verpasste Termine, noch vor jeder Ausfallgebühr oder Anzahlung.
Wann Sie sie schicken
Eine Bestätigung direkt nach der Buchung. Der Kunde sollte sie noch in derselben Minute bekommen. Sie beantwortet die Frage, ob die Buchung geklappt hat, und enthält die genaue Uhrzeit und die Adresse.
Eine Erinnerung am Vortag. Ein Tag gibt dem Kunden Zeit, umzuplanen und Ihnen Bescheid zu sagen, und Ihnen Zeit, den frei gewordenen Termin neu zu vergeben. Eine Erinnerung zwei Stunden vorher rettet kaum etwas: Wer den Termin vergessen hat, schafft es dann nicht mehr rechtzeitig.
Eine Ausnahme: Wenn der Kunde erst wenige Stunden vorher gebucht hat, lassen Sie die Erinnerung weg. Er weiß es noch, und eine zusätzliche Nachricht nervt nur.
Was hineingehört
Halten Sie es kurz. Name des Studios, Datum, Uhrzeit, Adresse und wie man absagen kann:
Studio Lotus: Wir erinnern Sie an Ihren Termin morgen, 18. September, um 14:00 Uhr. Bergmannstraße 12, Berlin. Klappt es nicht? Über den Link in der E-Mail können Sie absagen.
Drohungen, Rabatte oder die Bitte um eine Bewertung haben darin nichts zu suchen. Eine Erinnerung, in der der Kunde die Uhrzeit erst suchen muss, wirkt schlechter.
Der Link zum Absagen
Man könnte meinen, dass einfaches Absagen zu mehr Absagen führt. In der Praxis wird dadurch aus einem verpassten Termin eine Absage. Ein Kunde, der nicht kommen kann, kommt so oder so nicht. Der Unterschied ist nur, ob Sie es einen Tag vorher erfahren oder erst, wenn die Stunde schon verloren ist.
E-Mail oder SMS
Eine E-Mail kostet nichts und hat Platz für alles: die Adresse, eine Karte, einen Button zum Eintragen in den Kalender. Sie bleibt aber leicht ungeöffnet. Eine SMS erscheint direkt auf dem Bildschirm des Handys, deshalb liest sie fast jeder, dafür kostet sie Geld und bietet wenig Platz.
Eine sinnvolle Aufteilung: Bestätigung und Erinnerung per E-Mail für alle, dazu eine Erinnerung per SMS dort, wo ein verpasster Termin teuer wird, etwa bei langen Behandlungen. Für diese Termine lohnt sich zusätzlich eine Anzahlung.
Wie das ohne Handarbeit geht
Jedem Kunden von Hand zu schreiben funktioniert, solange es zehn pro Woche sind. Darüber hinaus kostet es mehr Zeit, als es spart. In Termeva gehen Bestätigung und Erinnerung von selbst raus, in der Sprache, in der der Kunde gebucht hat. Die Tarife vergleichen Sie auf der Preisseite.
Fragen
Wann sollte ich eine Terminerinnerung schicken?
Eine Bestätigung direkt nach der Buchung und eine Erinnerung am Vortag. Ein Tag gibt dem Kunden Zeit zum Umplanen und Ihnen Zeit, den Termin neu zu vergeben. Eine Erinnerung zwei Stunden vorher rettet kaum noch einen Besuch.
Was sollte in einer SMS-Erinnerung stehen?
Name des Studios, Tag, Uhrzeit, Adresse und wie man absagt. In eine SMS passen 160 Zeichen, Umlaute und ß eingeschlossen. Emojis und manche Sonderzeichen senken die Grenze auf 70, ein kurzer Text ohne sie kostet also weniger.
Was ist für Erinnerungen besser, SMS oder E-Mail?
Eine E-Mail kostet nichts und hat Platz für alles, auch für eine Karte. Eine SMS liest fast jeder, dafür kostet sie Geld. Sinnvoll ist E-Mail für alle und SMS nur für teure Termine.
Verschickt Termeva Erinnerungen automatisch?
Ja, Termeva schickt die Bestätigung und am Vortag die Erinnerung per E-Mail, in der Sprache, in der der Kunde gebucht hat. SMS-Erinnerungen kommen bald in den Tarifen Studio und Salon.
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