Recordatorios de reserva: qué enviar a los clientes y cuándo
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La mayoría de los clientes que no aparecen nunca decidieron saltarse la cita. Simplemente se les olvidó. Por eso el remedio más barato contra las ausencias es un mensaje enviado en el momento justo, antes de pensar en multas o en señales.
Cuándo enviarlo
Una confirmación justo después de reservar. El cliente debería recibirla en el mismo minuto. Responde a la pregunta "¿se ha hecho mi reserva?" y lleva la hora exacta y la dirección.
Un recordatorio el día antes. Un día le da al cliente tiempo para cambiar de planes y avisarte, y a ti tiempo para llenar el hueco. Un recordatorio dos horas antes casi no sirve: quien se ha olvidado ya no va a llegar a tiempo.
Una excepción: si el cliente ha reservado solo unas horas antes, sáltate el recordatorio. Todavía se acuerda, y un mensaje de más solo molesta.
Qué escribir
Que sea corto. Nombre del estudio, fecha, hora, dirección y cómo anular:
Estudio Lotus: te recordamos tu cita de mañana, 18 de septiembre, a las 14:00. Calle Mayor 12, Madrid. ¿No puedes venir? Puedes anularla con el enlace del correo.
Nada de amenazas, descuentos ni peticiones de reseña. Un recordatorio en el que el cliente tiene que buscar la hora de la cita funciona peor.
El enlace para anular
Parece que facilitar la anulación traerá más anulaciones. En la práctica convierte una ausencia en una anulación. Un cliente que no puede venir no va a venir de todas formas. La única diferencia es si te enteras un día antes o cuando la hora ya se ha perdido.
Correo o SMS
El correo es gratis y cabe de todo: la dirección, un mapa, un botón para añadir la cita al calendario. Pero es fácil dejarlo sin abrir. Un SMS aparece directamente en la pantalla del móvil, así que lo lee casi todo el mundo, pero cuesta dinero y tiene poco espacio.
Una combinación sensata: confirmación y recordatorio por correo para todos, y además un recordatorio por SMS donde una ausencia sale cara, como en los tratamientos largos. En esas citas, añade también una señal.
Cómo hacerlo sin trabajo manual
Escribir a cada cliente a mano funciona mientras son diez a la semana. A partir de ahí te quita más tiempo del que te ahorra. En Termeva la confirmación y el recordatorio salen solos, en el idioma en el que reservó el cliente. Puedes comparar los planes en la página de precios.
Preguntas
¿Cuándo hay que enviar el recordatorio de una cita?
Una confirmación justo después de reservar y un recordatorio el día antes. Un día le da al cliente tiempo para cambiar de planes y a ti para llenar el hueco. Un recordatorio dos horas antes salva muy pocas citas.
¿Qué debe decir un recordatorio por SMS?
El nombre del estudio, el día, la hora, la dirección y cómo anular. Un SMS admite 160 caracteres, pero una sola á, í, ó o ú lo reduce a 70, así que un texto corto sin esas letras sale más barato.
¿Qué es mejor para los recordatorios, el SMS o el correo?
El correo es gratis y cabe de todo, también un mapa. Un SMS lo lee casi todo el mundo, pero cuesta dinero. Lo sensato es usar el correo con todos los clientes y el SMS solo en las citas caras.
¿Termeva envía los recordatorios automáticamente?
Sí, envía por correo la confirmación y el recordatorio del día antes, en el idioma en el que reservó el cliente. Los recordatorios por SMS llegarán pronto a los planes Studio y Salon.
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