Напоминание о записи: что писать клиенту и когда

Большинство клиентов, которые не пришли, не решали не приходить. Они забыли. Поэтому самое дешёвое средство против неявок это не штраф и не предоплата, а одно вовремя отправленное сообщение.

Когда отправлять

Подтверждение сразу после записи. Клиент должен получить его в ту же минуту. Это ответ на вопрос «записался ли я», и в нём же точное время и адрес.

Напоминание за сутки. Сутки дают клиенту время поменять планы и предупредить вас, а вам время занять освободившееся окно. Напоминание за два часа уже почти ничего не спасает: если человек забыл, он не успеет.

Одно исключение: если клиент записался всего за несколько часов, напоминание не нужно. Он и так помнит, а лишнее сообщение только раздражает.

Что писать

Коротко и по делу. Название студии, дата, время, адрес и как отменить:

Studio Lotos: напоминаем о визите завтра, 18 сентября, в 14:00. Národní 12, Прага. Не сможете прийти? Отменить можно по ссылке в письме.

Никаких угроз, скидок и просьб оставить отзыв. Напоминание, в котором приходится искать время визита, работает хуже.

Ссылка на отмену

Кажется, что простая отмена добавит отмен. На деле она превращает неявку в отмену. Клиент, который не может прийти, всё равно не придёт. Разница только в том, узнаете вы об этом за сутки или когда час уже пропал.

Письмо или SMS

Письмо бесплатное и в нём помещается всё: адрес, карта, кнопка добавить в календарь. Но его легко не открыть. SMS видно прямо на экране телефона, поэтому его читают почти все, зато оно стоит денег и в нём мало места.

Разумная схема: подтверждение и напоминание письмом для всех, а SMS для напоминания там, где неявка стоит дорого, например у долгих процедур. Для таких визитов добавьте ещё и предоплату.

Как это сделать без ручной работы

Писать каждому клиенту вручную можно, пока их десять в неделю. Дальше это отнимает больше времени, чем экономит. В Termeva подтверждение и напоминание уходят сами, на языке, на котором клиент записался. Сравнить тарифы можно на странице цен.