Připomínka rezervace: co klientovi napsat a kdy

Většina klientů, kteří nedorazili, se nerozhodla nepřijít. Zapomněli. Proto nejlevnější prostředek proti absencím není pokuta ani záloha, ale jedna zpráva odeslaná ve správnou chvíli.

Kdy posílat

Potvrzení hned po objednání. Klient ho má dostat ve stejné minutě. Odpovídá na otázku, jestli je opravdu objednaný, a obsahuje přesný čas a adresu.

Připomínka den předem. Den dává klientovi čas změnit plány a dát vám vědět a vám čas obsadit uvolněný termín. Připomínka dvě hodiny předem už skoro nic nezachrání: kdo zapomněl, stejně to nestihne.

Jedna výjimka: když se klient objednal jen pár hodin dopředu, připomínku neposílejte. Pamatuje si to a zpráva navíc ho jen otravuje.

Co napsat

Stručně a věcně. Název studia, datum, čas, adresu a jak zrušit:

Studio Lotos: připomínáme zítřejší návštěvu 18. září ve 14:00. Národní 12, Praha. Nemůžete přijít? Zrušit můžete přes odkaz v e-mailu.

Žádné výhrůžky, slevy ani prosby o recenzi. Připomínka, ve které musí klient čas návštěvy hledat, funguje hůř.

Odkaz na zrušení

Zdá se, že snadné zrušení přinese víc zrušených termínů. Ve skutečnosti mění absenci na zrušení. Klient, který přijít nemůže, stejně nepřijde. Rozdíl je jen v tom, jestli se to dozvíte den předem, nebo až když hodina propadne.

E-mail nebo SMS

E-mail je zdarma a vejde se do něj všechno: adresa, mapa, tlačítko pro přidání do kalendáře. Snadno se ale přehlédne. SMS se ukáže přímo na displeji telefonu, takže ji přečte skoro každý, jenže stojí peníze a místa v ní je málo.

Rozumné nastavení: potvrzení a připomínka e-mailem pro všechny a SMS s připomínkou tam, kde absence stojí hodně, třeba u dlouhých procedur. U takových návštěv přidejte i zálohu.

Jak to dělat bez ruční práce

Psát každému klientovi ručně jde, dokud jich máte deset týdně. Pak to zabere víc času, než ušetří. V Termevě odchází potvrzení i připomínka samy, v jazyce, ve kterém si klient objednal. Tarify porovnáte na stránce s ceníkem.