Funkcje
Termeva
Zacznij za darmo

Zasady odwoływania wizyt w salonie: co w nich zapisać i gotowy wzór

· czyta się 5 min

Data zakreślona na czerwono w papierowym kalendarzu

Większość salonów ma gdzieś zasady odwoływania wizyt, często jako zdanie na dole strony albo kartkę przy kasie. Mało który klient je przeczytał, a salon przypomina sobie o nich mniej więcej raz w roku, w dniu, w którym i tak jest już zdenerwowany. Zasady działają tylko wtedy, gdy klient widzi je przed rezerwacją, a ty stosujesz je za każdym razem tak samo.

Co w nich zapisać

Wystarczą cztery części:

  1. Termin odwołania. Na ile przed wizytą klient może ją odwołać albo przenieść bez konsekwencji. Zwykłe minimum to 24 godziny. Przy długich pracach, takich jak koloryzacja, pełny komplet przedłużania czy 90-minutowy masaż, uczciwe jest 48 godzin, bo długi termin trudniej zapełnić.
  2. Co się dzieje po późnym odwołaniu. Napisz konkretnie, na przykład „przy kolejnej rezerwacji poprosimy o zadatek”. Ogólnikowe „zastrzegamy sobie prawo do obciążenia” to zdanie, które klienci pomijają.
  3. Co się dzieje po nieobecności. Zwykle surowiej niż po późnym odwołaniu, bo straciłeś termin bez żadnego uprzedzenia.
  4. Jak odwołać wizytę. Link w e-mailu z potwierdzeniem, numer telefonu albo jedno i drugie. Jeśli odwołanie wymaga telefonu w godzinach otwarcia, klienci, którzy się nie dodzwonią, po prostu nie przyjdą.

Jeśli problemem są spóźnienia, dodaj zdanie o nich: ile minut możesz przyjąć, zwykle 10 do 15, i co dzieje się potem.

Wzór, który klienci przeczytają

Długie regulaminy się przewija. Ten ma niecałe 70 słów:

Odwołanie wizyty i spóźnienia. Wizytę możesz bezpłatnie odwołać albo przenieść do 24 godzin przed jej terminem, przez link w e-mailu z potwierdzeniem albo telefonicznie. Jeśli odwołasz ją później albo nie przyjdziesz, przy kolejnej rezerwacji poprosimy o zadatek. Jeśli spóźnisz się więcej niż 15 minut, możemy skrócić zabieg albo przenieść go na inny dzień. Jeśli to my będziemy musieli odwołać wizytę, damy ci znać jak najwcześniej.

Dopasuj liczby do swojej pracy: 48 godzin przy długich wizytach, 10 minut przy krótkich. Jeśli już pobierasz zadatki, zamiast drugiego zdania wpisz zasadę dotyczącą zadatku. Gotowe sformułowania znajdziesz w artykule o tym, jak poprosić o zadatek.

Pisz prosto. „Uprzejmie prosimy” i „niestety” wydłużają zasady, ale nie czynią ich milszymi, a groźby pisane wielkimi literami zrażają klientów, którzy zawsze przychodzą na czas.

Gdzie je pokazać

  • Na stronie rezerwacji, blisko przycisku, który potwierdza rezerwację. To moment, w którym klient się zobowiązuje.
  • W e-mailu z potwierdzeniem, bo tej wiadomości klienci szukają, gdy zmieniają się ich plany.
  • W przypomnieniu, jednym zdaniem: „Nie możesz przyjść? Odwołaj wizytę przez link do dziś, do 14:00”.
  • W recepcji, dla klientów, którzy umawiają kolejną wizytę na miejscu.

Uczciwie wobec stałych klientów

Najtrudniejszy przypadek to stała klientka. Ktoś, kto przychodzi co miesiąc od pięciu lat, odwołuje wizytę trzy godziny wcześniej, bo dziecko jest chore. Obciążenie jej pełną ceną za jeden termin może cię kosztować klientkę wartą kilkaset euro rocznie.

To nie zamienia zasad w regułę tylko dla obcych. Zasada stosowana wobec jednych, a wobec innych nie, wywoła kłótnię, gdy tylko dwie klientki porównają swoje doświadczenia. Uczciwy środek:

  • Pierwsze późne odwołanie to ostrzeżenie, tak samo dla stałych, jak i dla nowych klientów. Wspomnij uprzejmie o zasadzie.
  • Od drugiego zasada obowiązuje wszystkich.
  • Zanim zdecydujesz, spójrz na historię. Stała klientka z czterdziestoma wizytami i jednym późnym odwołaniem to inna sprawa niż ktoś, kto opuścił dwie z trzech ostatnich wizyt.
  • Cichą nieobecność traktuj surowiej niż późny telefon. Klient, który dzwoni godzinę wcześniej, dał ci przynajmniej szansę zapełnić ten czas.

Zapisuj, kto dostał już ostrzeżenie. Za pół roku nie będziesz tego pamiętać.

Czego zasady nie załatwią

Zasady nie zapobiegają zapominaniu, a większość klientów, którzy nie przyszli, po prostu zapomniała. Na to działa przypomnienie dzień wcześniej. Zasady obejmują mniejszą grupę tych, którzy pamiętali, a mimo to nie przyszli. Co jeszcze pomaga, opisujemy w artykule o tym, jak ograniczyć nieobecności.

Jak to działa w Termeva

Termeva wysyła e-mail z potwierdzeniem zaraz po rezerwacji i przypomnienie dzień wcześniej, a oba zawierają link do odwołania. Link działa do terminu odwołania, domyślnie do 24 godzin przed wizytą. Część zasad o tym, jak odwołać wizytę, może więc po prostu brzmieć: użyj linku z e-maila. Termin odwołany przez link znowu jest wolny w rezerwacji online. Umieść tekst zasad na swojej stronie, gdzie klienci zobaczą go przed rezerwacją. Zadatki pojawią się wkrótce, od planu Studio, a pieniądze będą trafiać prosto na twoje konto.

Pytania

Z jakim wyprzedzeniem klient powinien odwołać wizytę w salonie?

Większość salonów prosi o 24 godziny przy wizytach do dwóch godzin. Przy długich zabiegach, takich jak koloryzacja czy pełny komplet przedłużania, często spotyka się 48 godzin.

Czy salon może obciążyć klienta za nieobecność?

Może o to poprosić, jeśli zasada była jasna przed rezerwacją, ale rachunek wysłany po fakcie rzadko zostaje zapłacony. Pewnym sposobem na pokrycie nieobecności jest zadatek pobrany przy rezerwacji.

Co zasady odwoływania wizyt powinny mówić o spóźnieniach?

Podaj, ile minut spóźnienia jest w porządku, zwykle 10 do 15, i co dzieje się potem: krótszy zabieg w zwykłej cenie albo nowy termin. Klienci łatwiej to akceptują, gdy przeczytali o tym przed rezerwacją.

Czy zasady odwoływania wizyt dotyczą też stałych klientów?

Tak, ta sama zasada powinna obowiązywać wszystkich, ale to, jak surowo ją egzekwujesz, zależy od ciebie. Wiele salonów traktuje pierwsze późne odwołanie jako ostrzeżenie, a zasadę stosuje od drugiego.

Zrobione pod twój rodzaj pracy

Dla studiów masażu Dla barbershopów Dla studiów paznokci Dla salonów fryzjerskich Dla kosmetyki i kosmetologii Dla trenerów i studiów Dla restauracji

Wszystkie artykuły

Załóż stronę za darmo

3 miesiące za darmo, bez podawania karty.

Zapytaj o cokolwiek