GDPR pro malý salon: co opravdu musíte mít

Jakmile si zapíšete jméno a telefon klienta, pracujete s osobními údaji, a to platí i pro papírový diář. GDPR se netýká jen velkých firem a neznamená to, že si musíte najmout právníka. Znamená to pár konkrétních věcí.

Tenhle text není právní poradenství. Je to přehled toho, na co se malých studií ptají nejčastěji.

Souhlas s rezervací a souhlas s marketingem nejsou totéž

Když se klient objedná, dává vám kontakt k tomu, abyste s ním mohli řešit návštěvu. To neznamená, že mu smíte posílat nabídky.

Prakticky: v objednávkovém formuláři mějte jedno zaškrtávátko navíc, výslovně o zasílání novinek, a nepředvyplněné. Bez něj mu posílejte jen potvrzení, připomínky a změny termínu.

Právo vědět, co o klientovi máte

Klient se může zeptat, jaké údaje o něm vedete, a vy mu je musíte dát. V praxi stačí export karty klienta: kontakt, historie návštěv, poznámky.

Proto stojí za to mít to v systému, který export umí. Nejvíc se to týká kosmetiky a estetiky, kde je v kartě klienta nejvíc údajů. Vypisovat historii ručně z papírového diáře je práce na hodiny.

Právo na výmaz, ale ne za každou cenu

Když klient požádá o smazání, kontaktní údaje smazat musíte. Záznam o tom, že proběhla placená návštěva, ale potřebujete kvůli účetnictví.

Řešením je anonymizace: jméno, e-mail a telefon se přepíšou, návštěva v účetní historii zůstane bez vazby na konkrétního člověka.

Poznámky si hlídejte zvlášť

Poznámka "preferuje Annu" je neškodná. Poznámka o zdravotním stavu je citlivý údaj s přísnějším režimem. Do volných poznámek proto nepište víc, než na co opravdu potřebujete odpověď, a co tam napíšete, berte jako věc, kterou vám klient může nechat ukázat.

Kde jsou vaše data

Souhlas s rezervací není souhlas s marketingem, stejně jako záloha není totéž co platba předem za službu.

Když používáte rezervační systém, zpracovává vaše klienty i jeho provozovatel. Měli byste vědět, kde leží servery, a mít s ním smlouvu o zpracování. Servery v Evropské unii tuhle otázku zjednodušují.